Relatório de Headcount: Benefícios e 7 Melhores Práticas para RH
Para planejar efetivamente sua força de trabalho e compreender a dinâmica de sua força de trabalho, as organizações devem ter uma visão geral de seus números de pessoal. No entanto, o relatório de número de funcionários não é tão simples quanto parece devido a discrepâncias entre os departamentos.
Portanto, este artigo tem como objetivo fornecer insights sobre relatórios de headcount, incluindo benefícios e melhores práticas.
O que é relatório de headcount?
O relatório de headcount refere-se ao processo de coleta de dados para determinar o número total de pessoas empregadas em uma organização em um determinado momento. Esses dados podem fornecer informações úteis para o planejamento de negócios e melhorar a eficiência organizacional.
O relatório geralmente inclui várias informações quantitativas e qualitativas sobre cada funcionário, como status do cargo, cargo, status do cronograma, salário, idade, sexo, localização e muito mais.
Esses dados geralmente são obtidos do Sistema de Informações de RH (HRIS) de uma organização, que gerencia as políticas e procedimentos de RH e consolida as informações em uma única fonte confiável.
Por que o relatório de headcount é importante?
Medir o número de funcionários é crucial para organizações de médio a grande porte com centenas ou milhares de funcionários por vários motivos.
Em primeiro lugar, os relatórios de número de funcionários fornecem uma base para as decisões de planejamento da força de trabalho, permitindo que as organizações definam e alcancem metas de força de trabalho, evitando o excesso de pessoal e maximizando a eficiência de sua estratégia de RH.
Em segundo lugar, o relatório de número de funcionários garante a conformidade com as obrigações legais, como relatórios demográficos para empresas com mais de 100 funcionários e o fornecimento de benefícios de saúde e licenças médicas e familiares protegidas no trabalho para empresas com mais de 50 funcionários em tempo integral.
O descumprimento dessas obrigações pode resultar em penalidades significativas, tornando essencial um relatório preciso do número de funcionários.
Planejamento orçamentário
No planejamento orçamentário, os relatórios de número de funcionários fornecem informações valiosas para que as organizações considerem o impacto das decisões financeiras sobre aumentos salariais de funcionários, subsídios de departamento, prêmios de seguro e outros assuntos relacionados. Ao trabalhar de forma colaborativa, os líderes de RH e de negócios podem usar métricas precisas e em tempo real para tomar decisões orçamentárias informadas.
Práticas recomendadas de relatórios de contagem de funcionários
Garanta uma classificação consistente dos funcionários
Mantenha uma classificação de funcionários consistente: é essencial estabelecer diretrizes claras para classificar funcionários para garantir a precisão dos relatórios de contagem de funcionários. As organizações devem determinar se incluem funcionários de período integral, meio período, sazonais e temporários em seu relatório e classificar os funcionários como isentos ou não isentos de acordo com a Lei de Padrões de Trabalho Justo. A colaboração entre os departamentos é necessária para atingir um número de funcionários universal, e a organização deve garantir que todos os departamentos sigam as mesmas diretrizes. Um fluxograma e um guia de classificação de funcionários podem ser recursos úteis.
Gerencie os dados dos funcionários com responsabilidade
A segunda melhor prática para relatórios de contagem de funcionários é gerenciar os dados dos funcionários com responsabilidade. Como os dados dos funcionários são confidenciais, as organizações devem tratá-los com confidencialidade e responsabilidade quando se trata de relatórios internos e externos. Para garantir a coleta responsável de dados dos funcionários, as organizações podem:
- Desenvolva e siga procedimentos formais que cumpram as leis de manutenção de registros.
- Revise regularmente a segurança dos dados e mantenha os sistemas de segurança atualizados.
- Limite o acesso aos dados e mantenha um registro de acesso monitorado.
- Investigue todos os incidentes e acessos não autorizados.
Determine objetivos de curto e longo prazo
A terceira melhor prática para relatórios de contagem de funcionários é determinar objetivos de curto e longo prazo. Antes de iniciar o processo de relato, as organizações devem delinear seus objetivos para garantir que o relatório esteja alinhado com sua estratégia de negócios.
Por exemplo, se uma organização deseja avaliar os salários de seus funcionários de TI, um relatório de contagem pode fornecer informações sobre o orçamento e a força de trabalho. Além disso, se uma organização descobrir que uma parcela significativa de sua força de trabalho se aposentará nos próximos dez anos, poderá começar a planejar a transferência de conhecimento, treinamento e recrutamento.
Alinhar os objetivos de número de funcionários com a estratégia de negócios de longo prazo pode ajudar as organizações a lidar com as tendências trabalhistas e de remuneração.
Crie um painel de relatórios de contagem de funcionários
A criação de um painel dinâmico de relatórios de headcount é crucial para que os profissionais e gerentes de RH tomem decisões informadas sobre a força de trabalho rapidamente. Ao contrário de um relatório anual ou semestral, um painel em tempo real fornece uma visão geral precisa de sua força de trabalho e as principais métricas de número de funcionários ao seu alcance.
É essencial criar um dashboard centralizado e acessível a todos os departamentos da organização, incluindo a equipa de liderança. O painel deve ser dinâmico, fornecendo informações atualizadas que permitam uma rápida tomada de decisão e ação.
Tableau e Power BI são exemplos de ferramentas que podem ser usadas para criar relatórios de headcount dashboards, segundo fontes de headcount .
Mostre o impacto final
Nos relatórios de contagem de pessoal, é importante não focar apenas em métricas ou números isolados, mas vinculá-los aos resultados de negócios. Em vez de simplesmente observar a mudança líquida no quadro de funcionários, também é importante focar na movimentação de pessoas na organização, tanto para dentro quanto para fora, para entender melhor o contexto das métricas.
Isso pode ajudar a determinar o Custo Total da Força de Trabalho (TCOW) e a Receita por Funcionário, o que pode fornecer informações sobre o impacto financeiro do número de funcionários na organização. Ao fazer isso, os líderes de RH e de negócios podem tomar decisões informadas sobre possíveis contratações e o impacto que isso terá nos resultados da empresa.
Use os dados para fazer projeções
Para ficar à frente do jogo, é crucial usar os dados do número de funcionários não apenas para entender o passado, mas também para prever o futuro. Ao analisar os dados e ficar de olho nas tendências emergentes, você pode prever o que provavelmente acontecerá nos próximos meses e anos e como isso afetará seus negócios.
Essa abordagem proativa pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas no início e tomar medidas para evitá-los antes que se tornem problemas maiores. Por exemplo, você pode usar relatórios de contagem de funcionários para antecipar a falta de funções críticas antes que ela comece a afetar sua produção ou a satisfação do cliente.
Ao fornecer informações sobre o impacto futuro na receita, produtividade e satisfação do cliente, os relatórios de contagem de funcionários podem permitir que os líderes de negócios e as partes interessadas tomem decisões informadas e tomem medidas imediatas.
Combine o número de funcionários com outras métricas para obter melhores insights sobre a dinâmica de sua força de trabalho
Combinar o número de funcionários com outras métricas pode fornecer informações melhores sobre a dinâmica de sua força de trabalho. Além de calcular o número de funcionários, outras métricas, como rotatividade de funcionários e taxas de retenção, podem ajudá-lo a entender como sua força de trabalho está evoluindo e permitir que você planeje as etapas necessárias para atingir a produtividade e o desempenho ideais.
Para alavancar estrategicamente a métrica de número de funcionários, as equipes de RH devem considerar o uso de outras métricas, como taxas de atrito e força de bancada, para obter uma compreensão mais clara da dinâmica da força de trabalho de sua organização. Ao apresentar o número de funcionários juntamente com outras métricas tangíveis relacionadas às operações de negócios, torna-se uma ferramenta poderosa para profissionais e gerentes de RH tomarem decisões baseadas em evidências.
Conclusão
Concluindo, relatórios precisos de contagem de funcionários fornecem informações valiosas em tempo real sobre o número e o tipo de funcionários em sua organização. Ao utilizar outras métricas, o relatório de headcount torna-se uma ferramenta essencial para a tomada de decisão baseada em dados em RH e pode ajudar as organizações a tomar decisões informadas agora e no futuro.
