9 dicas para gerenciar funcionários remotos
Na força de trabalho de hoje, gerenciar funcionários que não trabalham em uma mesa é um desafio completamente diferente. Com a recente mudança de gerações e o impacto da pandemia, muita atenção tem sido dada às opções de trabalho remoto e híbrido, principalmente para trabalhadores de escritório.
No entanto, as mudanças também afetaram os trabalhadores sem escritório, e este artigo tem como objetivo abordar suas principais preocupações e oferecer dicas sobre como gerenciá-las de maneira eficaz em 2022 e além.
Quem são os trabalhadores sem mesa?
Deskless workers são funcionários que não trabalham principalmente em uma mesa e podem representar até 80% da força de trabalho em vários setores, como agricultura, saúde, varejo, hotelaria e turismo, manufatura, transporte e outros.
Eles são classificados pela SAP com base na duração do trabalho fora de casa, no local de trabalho (no local ou externo) e no nível de interação com o cliente (alto ou baixo). Trabalhadores sem mesa de longo prazo passam mais de um dia fora de casa para trabalhar, enquanto trabalhadores sem mesa de curto prazo voltam para casa em um dia ou menos após o turno.
Os trabalhadores presenciais referem-se aos que trabalham nas instalações da empresa, enquanto os trabalhadores externos trabalham em outro local. Trabalhadores sem mesa de longo prazo passam mais de um dia fora de casa para trabalhar, enquanto trabalhadores sem mesa de curto prazo voltam para casa em um dia ou menos após o turno.
Trabalhadores sem mesa com alta interação com o cliente incluem comissários de bordo, funcionários de lojas de varejo, funcionários de cruzeiros, enfermeiras em hospitais, vendedores e técnicos de telecomunicações, enquanto aqueles com baixa interação com o cliente incluem mineradores, operadores de plataformas de petróleo, trabalhadores de manufatura, caminhoneiros de longa distância, gás assentadores de tubos, trabalhadores de linhas de serviços públicos e trabalhadores da construção.
Na era digital de hoje, os trabalhadores sem escritório eram muitas vezes esquecidos até a pandemia do COVID-19, fazendo com que funcionários de varejo, trabalhadores de manufatura, operadores da cadeia de suprimentos e profissionais de saúde se tornassem mão de obra essencial. Como resultado, a força de trabalho sem escritório recebeu atenção renovada.
Ao considerar a força de trabalho moderna como um todo, é importante observar que 73% dos trabalhadores hoje são nativos digitais da Geração X, Millennials ou Geração Z. Isso significa que eles estão mais informados do que nunca e esperam o mesmo nível de experiência do funcionário que eles gostam em suas vidas pessoais.
Essa expectativa também se aplica aos trabalhadores sem escritório, independentemente de sua posição ou nível de especialização. Eles esperam o mesmo nível de experiência do funcionário que os outros departamentos, o que exige um planejamento cuidadoso da jornada do funcionário. No entanto, atingir esse nível de gerenciamento pode ser complexo e caro, e encontrar um equilíbrio entre investimento e atender às expectativas é o principal desafio para os gerentes de força de trabalho.
Trabalhadores sem mesa e comunicação
A comunicação com trabalhadores remotos pode ser vista de várias perspectivas, cada uma apresentando desafios únicos e possíveis soluções. Isso inclui o acesso dos funcionários às informações, a qualidade da comunicação vertical e seu impacto na experiência e no bem-estar dos funcionários.
Dica nº 1 – Melhorando o acesso à informação
De acordo com um relatório do McKinsey Global Institute, os trabalhadores gastam quase 20% de suas horas de trabalho em busca de informações. Isso indica que as atuais ferramentas de colaboração, digitalização e outras soluções tecnológicas destinadas a melhorar a disponibilidade de dados e a colaboração ainda têm espaço significativo para melhorias.
Trabalhadores sem escritório são particularmente afetados por esse problema, pois geralmente não têm acesso a soluções tecnológicas portáteis devido à natureza de seu trabalho.
Para enfrentar esse desafio, as empresas devem considerar o fornecimento de e-mails corporativos para funcionários remotos e garantir que eles tenham acesso fácil e rápido a eles. No entanto, o acesso às políticas da empresa, atualizações importantes e outras informações críticas também é essencial. Durante a pandemia, 65% dos deskless workers não receberam tecnologia adicional, apesar do aumento da carga de trabalho, destacando a necessidade de as empresas investirem na melhoria do acesso à informação para esses trabalhadores.
Dica #2 – Melhor comunicação hierárquica
A comunicação vertical, ou comunicação entre diferentes níveis hierárquicos, é outro desafio quando se trata de se comunicar com os deskless workers. Em muitas organizações, as decisões são tomadas no topo e depois filtradas para os funcionários de nível inferior, enquanto o feedback e os relatórios viajam pela cadeia. Isso pode levar à falta de reconhecimento e valorização, gerenciamento inadequado e relacionamentos tensos no local de trabalho, levando, em última análise, à diminuição da satisfação no trabalho.
Uma tendência entre os gerentes é a caminhada pelo gemba, que envolve sair do escritório e passar um tempo com os funcionários. Isso oferece uma oportunidade não apenas de observar e avaliar o desempenho, mas também de ouvir, mostrar apreço e construir relacionamentos com os funcionários remotos.
Dica #3 – Adequado tecnologia de comunicação
Um aspecto importante da comunicação com os trabalhadores remotos é o fornecimento de tecnologia adequada. Uma pesquisa realizada durante a pandemia do COVID-19 revelou que 60% dos trabalhadores sem escritório não estavam satisfeitos com a tecnologia fornecida a eles para o trabalho. Isso não é surpreendente, já que 83% desses trabalhadores recebem apenas computadores de mesa ou laptops, que podem não ser adequados para o seu trabalho.
Para melhorar a comunicação e o acesso à informação para trabalhadores sem escritório, as empresas precisam fornecer a eles tecnologia e dispositivos apropriados. Algumas empresas já estão à frente nesse aspecto, com a UPS usando a quinta geração de computadores de mão para aumentar a eficiência e lojas de varejo distribuindo dispositivos móveis com aplicativos personalizados para os funcionários. Os funcionários remotos esperam as melhores soluções de tecnologia, e fornecer a eles tecnologia adequada é essencial para uma comunicação eficaz e a satisfação dos funcionários.
(Re)Engajar a equipe deskless
Quando se trata de funcionários sem escritório, é importante mantê-los engajados e evitar sentimentos de negligência e descompromisso. Uma maneira de conseguir isso é fazendo investimentos em sua tecnologia e experiência de trabalho.
A pesquisa mostrou que a equipe deskless representa 80% da força de trabalho total, mas apenas 1% dos investimentos em software de negócios são feitos em sua tecnologia. Para resolver isso, as indústrias de manufatura e transporte estão começando a investir mais, com a motivação de aumentos significativos na produtividade e economia de custos de 33% e 21%, respectivamente. Além disso, espera-se que o investimento em tecnologia de equipe sem escritório melhore a experiência do funcionário em 23%.
Dica #5 – Impulsionando a experiência do funcionário
Para melhorar a posição dos trabalhadores remotos, é importante projetar uma experiência holística do funcionário (EX) que se concentre em fornecer uma abordagem clara e estruturada para anúncios de emprego, entrevistas, integração, trabalho e desligamento. Isso pode levar a um melhor envolvimento e menos incompatibilidades entre as expectativas da administração e dos funcionários.
No entanto, o foco dos trabalhadores sem escritório deve permanecer físico, apesar da mudança para o trabalho híbrido/remoto. Uma pesquisa recente revelou que 72% dos trabalhadores sem escritório não têm acesso às mesmas ferramentas digitais que seus colegas de escritório.
Embora a tecnologia digital possa mitigar erros, ela não pode substituir a experiência humana, o que é particularmente importante para setores onde os trabalhadores remotos são o primeiro ponto de contato com os clientes. Como tal, é importante mudar a mentalidade dos funcionários de custos a serem gerenciados para ativos a serem maximizados, o que valoriza a retenção.
Dica #6 – Planejamento EX cuidadoso
A dica nº 6 enfatiza a importância do planejamento estratégico ao projetar a experiência do funcionário (EX). Para criar um plano eficaz, os gerentes de RH podem se inspirar em outros departamentos, como marketing ou vendas, segmentando a força de trabalho, criando personas-alvo e mapeando a jornada de trabalho de cada funcionário. Ao fazer isso, os gerentes podem entender melhor o tipo de funcionário que desejam atrair e reter, além de fornecer planos de carreira claros para cada funcionário.
Ao projetar o EX para trabalhadores sem escritório, o foco muda para o bem-estar, retenção e uma experiência cultural positiva. Isso envolve definir declarações claras de missão e propósito alinhadas com as prioridades estratégicas, além de incentivar os supervisores a liderar pelo exemplo. Ao estabelecer métricas claras para EX e engajamento, os gerentes podem medir a eficácia de suas iniciativas e garantir que atendam às necessidades de sua força de trabalho sem escritório.
Removendo bloqueios operacionais
Para gerenciar efetivamente os trabalhadores sem escritório, é essencial abordar os desafios operacionais além dos aspectos abstratos. Como os trabalhadores sem escritório vêm de vários setores e tipos de trabalho, cada local de trabalho tem seu próprio conjunto de problemas e riscos. No entanto, alguns problemas são comuns a todos.
Dica #7 – Mais flexibilidade
A dica nº 7 enfatiza a importância da flexibilidade. A pandemia nos mostrou que nada é imutável, e o nível de flexibilidade que os gerentes estão dispostos a implementar pode fazer uma grande diferença. Ser flexível não apenas beneficia a força de trabalho na prática, mas também impulsiona a inovação e a colaboração.
Para trabalhadores sem escritório, a flexibilidade oferece uma oportunidade de melhorar o equilíbrio entre vida profissional e pessoal, um ponto problemático comum.
Embora os empregadores possam hesitar em permitir que os funcionários escolham seus turnos, os trabalhadores sem escritório entendem suas posições e sabem que o trabalho remoto pode não ser viável. O que eles querem é a possibilidade de escolher seus turnos, o que pode ser facilitado por meio de aplicativos que agilizam a comunicação e fornecem atualizações em tempo real sobre os turnos e outras informações relevantes. Ao atender a essa necessidade básica de flexibilidade, os gerentes podem ajudar os trabalhadores sem escritório a obter um local de trabalho melhor.
Dica #8 – Agendamento aprimorado
A dica nº 8 concentra-se na melhoria do cronograma para trabalhadores sem escritório, que é um aspecto prático e mensurável da promoção da flexibilidade no local de trabalho.
A maioria dos trabalhadores por turnos se enquadra na categoria de funcionários sem mesa, mtornando o agendamento um desafio significativo. Esse desafio só foi ampliado durante a pandemia, com bloqueios e infecções causando interrupções nos horários de trabalho. Para resolver esse problema, gerentes e planejadores experimentaram diferentes abordagens de agendamento, o que mostrou que o agendamento flexível beneficia tanto os trabalhadores quanto a empresa.
A implementação de soluções tecnológicas simples que permitem o autoagendamento e notificações de alterações em tempo real pode capacitar os funcionários a planejar seus dias e semanas com mais eficiência, levando a uma maior produtividade e um melhor equilíbrio entre vida profissional e pessoal. Portanto, melhorar o agendamento é um passo lógico para promover a flexibilidade no local de trabalho.
Dica #9 – Concentre-se na retenção
A dica nº 9 sugere que os gerentes estão começando a reconhecer que funcionários felizes e satisfeitos são cruciais para a produtividade, e a retenção de funcionários está se tornando uma das principais preocupações. No passado, os empregadores tinham mais poder sobre seus trabalhadores, fornecendo apenas o mínimo necessário para realizar o trabalho.
No entanto, devido à atual escassez de talentos e ao aumento dos salários, o equilíbrio de poder mudou para os trabalhadores. Trabalhadores sem mesa também estão fazendo pequenos turnos, como não estarem dispostos a trabalhar quando estão doentes.
Infelizmente, muitos trabalhadores ainda não podem arcar com as licenças médicas, o que ilustra a disparidade entre o que desejam e esperam versus a realidade. Ao abordar cuidadosamente os pontos listados acima, os gerentes podem melhorar a retenção de funcionários, o que leva a trabalhadores engajados e motivados, resultando em maior produtividade e satisfação dos funcionários.
Conclusão
Ao longo deste artigo, a mensagem principal é que cuidar de seus funcionários é a chave para a satisfação no trabalho. Ao se manterem informados sobre as tendências e implementarem estratégias para melhorar a experiência do funcionário, os empregadores podem criar um ambiente de trabalho benéfico tanto para o funcionário quanto para a empresa. Isso envolve adotar uma abordagem holística para cuidar dos funcionários e considerar todos os aspectos de seu dia de trabalho. Em última análise, é importante que os empregadores priorizem o bem-estar de seus funcionários remotos e criem um ambiente de trabalho positivo.
