Prestação de serviços de RH: o que você deve saber para o local de trabalho atual
No local de trabalho de hoje, a prestação de serviços de RH está passando por mudanças rápidas devido a mudanças na força de trabalho e avanços na tecnologia.
Portanto, os líderes de RH precisam encontrar maneiras de simplificar os processos de RH e fornecer serviços aos funcionários da maneira mais eficiente possível. Vamos examinar isso mais a fundo.
O que é prestação de serviços de RH?
A prestação de serviços de RH refere-se ao fornecimento de uma variedade de serviços e informações pelo RH aos funcionários de uma organização, como integração, gerenciamento de folha de pagamento e benefícios dos funcionários.
Apresenta uma chance de incorporar sua estratégia de RH em todas as fases do ciclo de vida do funcionário.
A maneira como os serviços de RH são implementados tem um impacto direto na experiência do funcionário dentro da organização.
Assim como os clientes esperam uma experiência positiva ao adquirir um produto ou serviço, os funcionários desejam uma prestação de serviços de RH tranquila e eficiente.
Modelos de entrega de serviços de RH
Existem dois modelos principais para a implantação da prestação de serviços de RH: o modelo “tradicional” e o modelo “de várias camadas”.
O modelo tradicional de prestação de serviços de RH é baseado em uma equipe de RH descentralizada e generalista que atende às necessidades de cada unidade de negócios no nível local.
Eles fornecem serviço personalizado e prático para funcionários, gerentes e executivos.
Embora esse modelo ainda seja predominante em organizações menores com uma força de trabalho concentrada, ele está se tornando obsoleto em organizações maiores.
Os gerentes de RH podem ficar sobrecarregados quando são responsáveis por fornecer todos os serviços de RH e gastam uma quantidade significativa de tempo em tarefas administrativas.
Isso pode resultar na frustração dos funcionários quando eles não conseguem receber respostas imediatas para suas dúvidas ou problemas e têm visibilidade limitada de seus casos.
O modelo multicamadas para a prestação de serviços de RH é baseado no modelo “banco de três pernas”, desenvolvido por David Ulrich.
Essa abordagem centralizada envolve o gerenciamento de problemas dos funcionários por meio de três grupos de profissionais de RH com conjuntos de habilidades distintas.
O primeiro grupo, chamado de serviços compartilhados, é uma equipe centralizada que serve como ponto de contato inicial para funcionários e gerentes.
Eles são responsáveis por lidar com as solicitações e consultas do dia a dia, e os funcionários podem acessar seus serviços por telefone ou portais online.
O segundo grupo, conhecido como centros de excelência, é formado por especialistas em RH que lidam com situações mais complexas.
Eles fornecem serviços à administração para a implementação de programas e políticas relacionadas a áreas como remuneração, benefícios, treinamento, aconselhamento de desempenho e pessoal.
O terceiro grupo, chamado de parceiros de negócios de RH, compreende profissionais estratégicos de RH que consultam diretamente os gerentes das unidades de negócios sobre questões relacionadas a pessoas que afetam os resultados financeiros da organização.
Eles podem elaborar planos e programas para lidar com recrutamento, planejamento de sucessão e outros assuntos semelhantes.
O modelo de prestação de serviços de RH pode ser ainda ilustrado em um formato numérico:
O suporte de nível 0 faz parte dos serviços compartilhados de RH, que fornecem aos funcionários e gerentes de linha a conveniência da tecnologia de autoatendimento.
Eles podem acessar informações ou encontrar soluções sem precisar entrar em contato diretamente com o RH.
O suporte de nível 1 também é tratado pela equipe de serviços compartilhados de RH.
Isso ocorre quando os funcionários não conseguem localizar as informações de que precisam ou não têm uma opção de autoatendimento.
Eles enviam uma solicitação, que é então direcionada a um representante de RH que pode fornecer respostas e soluções.
Se o problema for muito complexo para o Nível 1, ele será escalado para o próximo nível.
O suporte de Nível 2 compreende especialistas no assunto que possuem conhecimento especializado e habilidades para resolver situações mais complicadas.
O terceiro nível de prestação de serviços de RH é reservado para casos de relações com funcionários que requerem interação direta ou intervenção de um profissional de RH estratégico.
Há uma tendência crescente para a adoção dessa abordagem de vários níveis para a prestação de serviços de RH para a força de trabalho atual.
Essa abordagem permite que o RH aproveite os avanços tecnológicos que podem aprimorar as operações de RH e padronizar a prestação de serviços, levando a uma maior eficiência e consistência.
Por que você deve modernizar sua prestação de serviços de RH?
No mundo atual da transformação digital, é crucial que as empresas modernizem sua prestação de serviços de RH para se manterem relevantes.
Essa modernização oferece inúmeros benefícios, como maior custo-benefício.
Ao usar a tecnologia de RH e os serviços compartilhados, as organizações podem aumentar sua produção e, ao mesmo tempo, reduzir custos, fornecendo respostas e resoluções mais rápidas.
Padronizar os processos e garantir a conformidade em toda a empresa reduz a confusão e a frustração, além de diminuir o risco de responsabilidades legais.
Além disso, um modelo de entrega em vários níveis pode alocar qualificações e salários específicos para corresponder à carga de trabalho.
Por exemplo, a equipe de RH de nível básico pode lidar com tarefas administrativas, liberando profissionais de RH de nível superior com treinamento especializado para abordar situações mais complexas.
Ao implementar um sistema eficaz de prestação de serviços de RH, as empresas podem simplificar as tarefas administrativas e atender melhor às necessidades dos funcionários, proporcionando-lhes uma vantagem competitiva.
O departamento de RH terá mais tempo para se concentrar em contribuições estratégicas para apoiar e facilitar a mudança organizacional.
Melhorando a produtividade dos funcionários
O aumento da produtividade dos funcionários pode ser alcançado automatizando tarefas como comunicação por e-mail e telefone, direcionando as solicitações para a equipe de RH apropriada.
Isso simplifica o fluxo de trabalho e permite que o RH da linha de frente forneça serviços com eficiência, resultando na conclusão de mais tarefas e no atendimento de mais solicitações.
A capacidade de monitorar as interações por meio de métricas também garante que os casos permaneçam no caminho certo.
Além disso, os funcionários que procuram serviços de RH receberão respostas rápidas, minimizando o tempo de inatividade de seu trabalho.
Além disso, plataformas modernas de prestação de serviços de RH oferecem melhores análises e relatórios.
Ao rastrear e analisar os dados de cada função, você pode medir os principais indicadores de desempenho (KPIs) e obter uma perspectiva aprimorada sobre os serviços e os problemas dos funcionários.
Isso permite decisões informadas para melhorar as operações internas.
Personalizando e personalizando a experiência de atendimento do funcionário
Para melhorar a experiência geral do funcionário, a prestação de serviços de RH precisa ser personalizada e customizada.
Funcionários e gerentes esperam respostas rápidas e precisas para suas perguntas, e as informações fornecidas devem ser relevantes e direcionadas.
Ao fornecer transparência no status de seus casos, você pode aumentar a confiança deles na empresa e aumentar o envolvimento dos funcionários.
A prestação de serviços de RH também afeta todo o ciclo de vida do emprego, desde o recrutamento até a aposentadoria.
Os funcionários esperam ser tratados como clientes, e uma experiência positiva com o RH que reflita o serviço e a tecnologia a que estão acostumados em suas vidas pessoais pode aumentar sua satisfação dentro da organização.
Práticas recomendadas de entrega de serviços de RH
Para garantir a prestação de serviços de RH de alta qualidade, é essencial seguir as práticas recomendadas que deixam os funcionários com uma impressão positiva e a confiança de que suas necessidades foram atendidas.
Uma das práticas mais importantes é aplicar a estrutura What-Who-How ao planejar os serviços de RH. Essa estrutura envolve a decisão sobre os três objetivos a seguir:
- Que serviço de RH estamos oferecendo e o que precisamos para fazê-lo?
- Quem (estrutura e funções) no RH prestará o serviço? De quais competências e habilidades a equipe precisará e elas precisarão ser desenvolvidas ou trazidas?
- Como vamos entregar o serviço? Que processos e tecnologia precisaremos para realizar isso?
- Aplique a estrutura What-Who-How
É importante lembrar que o modelo de prestação de serviços de RH deve apoiar a estratégia geral de RH da organização.
Ao adotar uma abordagem holística e considerar esses fatores, você pode garantir que a prestação de serviços de RH atenda às necessidades dos funcionários e da empresa.
- Implemente a tecnologia certa
A implementação de tecnologia adequada é crucial na prestação de serviços de RH de hoje.
Para gerenciar o fluxo de trabalho de forma eficaz e resolver os casos prontamente, o RH deve ter uma plataforma de prestação de serviços integrada em todas as funções e fácil de usar.
Quando os funcionários usam um portal do funcionário, eles devem ser direcionados para as políticas ou formulários relevantes de acordo com sua função, localização e status de emprego.
A tecnologia baseada em nuvem é preferível, pois fornece acessibilidade consistente e atende às expectativas dos funcionários para interações tecnológicas rápidas e eficientes com as quais eles estão acostumados fora do local de trabalho.
Adotar a tecnologia certa pode tornar a prestação de serviços de RH mais eficiente e aprimorar a experiência digital geral do funcionário.
- Habilite o autoatendimento sob demanda do funcionário
Permitir que os funcionários acessem informações e serviços sob demanda sem precisar entrar em contato diretamente com o RH pode melhorar a experiência geral do funcionário.
Os funcionários se acostumaram a procurar respostas on-line e gostam de poder acessar os recursos de RH quando for conveniente para eles, mesmo fora do horário comercial tradicional.
A tecnologia de autoatendimento, como uma base de conhecimento online ou chatbot, pode permitir que os funcionários encontrem rapidamente as informações de que precisam e concluam tarefas rotineiras, como solicitar uma folga.
Isso é particularmente importante para trabalhadores remotos ou para quem viaja com frequência.
Ao oferecer opções de autoatendimento sob demanda, a prestação de serviços de RH pode se tornar mais eficiente e acessível a todos os funcionários.
- Tenha um modelo escalável implantado
Para manter a consistência e a confiabilidade, seu modelo de entrega de serviços de RH deve ser escalável e adaptável para atender às necessidades de mudança de seus negócios.
Ao projetar seu modelo, considere as metas de crescimento de longo prazo de sua organização e se o sistema pode aumentar ou diminuir rapidamente sem incorrer em altos custos.
Um sistema de prestação de serviços de RH centralizado e multicamadas que utiliza tecnologia para automatizar e organizar fluxos de trabalho é mais escalável do que sistemas descentralizados.
Ele pode absorver uso adicional enquanto continua a fornecer excelente serviço de RH, tornando-o uma escolha melhor para organizações que antecipam o crescimento ou a mudança ao longo do tempo.
- Não perca o toque humano
Embora a tecnologia possa melhorar a eficiência e a acessibilidade, é importante lembrar que uma pessoa
o toque pessoal ainda é essencial na prestação de serviços de RH. Os funcionários podem apreciar a conveniência das opções de autoatendimento, mas também desejam a opção de se comunicar com uma pessoa real.
As interações humanas e a comunicação aberta desempenham um papel crítico na criação de uma experiência positiva para os funcionários.
É fundamental oferecer aos funcionários uma forma de contato com profissionais de RH que possam auxiliá-los em suas dúvidas e orientar sobre questões delicadas.
Fornecer atualizações sobre o status dos casos e tempos de resposta estimados mostra transparência e garante aos funcionários que suas preocupações estão sendo levadas a sério.
Para recapitular
Para resumir, dadas as expectativas de que o RH seja econômico, estratégico e responsivo às necessidades dos funcionários, é essencial preparar sua prestação de serviços de RH para o futuro.
Isso significa repensar como você fornece serviços de RH para garantir eficiência e acessibilidade para os funcionários.
Ao adotar métodos inovadores de prestação de serviços de RH, você pode influenciar positivamente o ambiente de trabalho e contribuir para os objetivos gerais de sua organização.
