Coleta de dados do funcionário – o segredo para melhores resultados.
Em resumo, as empresas coletam diferentes tipos de dados de funcionários com o objetivo de aumentar a eficiência, atingir as metas de negócios e minimizar os riscos legais.
No entanto, devido à grande quantidade de informações coletadas, é crucial manter um controle adequado. Este artigo explorará os tipos de dados de funcionários que são benéficos e fornecerá diretrizes para proteção, organização e aquisição de dados de funcionários.
Dados em RH e negócios
No mundo dos negócios, os dados são um componente crítico para a tomada de decisões informadas. As atividades de recursos humanos geram uma quantidade significativa de dados de funcionários, o que é benéfico para as organizações. Esses dados são coletados, estruturados, avaliados e comparados para avaliar o sucesso ou o fracasso.
Profissionais de RH e líderes de negócios usam esses dados para obter insights, identificar tendências e monitorar o aspecto humano da condução dos negócios. Conforme afirmado por Bernard Marr, um autor aclamado, os elementos tradicionalmente mais suaves dos negócios, como pessoas, cultura e engajamento dos funcionários, agora são cada vez mais impulsionados pela análise de dados concretos.
A coleta de dados dos funcionários geralmente é um processo contínuo. Por exemplo, dados de recrutamento que acompanham pedidos de emprego, entrevistas, diversidade de candidatos e novas contratações ao longo do ano. É crucial determinar quais dados coletar, identificar as melhores fontes e gerenciar análises de RH com eficiência. Embora alguma experimentação possa ser necessária, começar com os tipos de dados de funcionários que podem ser coletados é uma abordagem útil.
Tipos de dados de funcionários
Para quem é novo na coleta de dados de funcionários, é natural se perguntar sobre os tipos de informações que podem ter o impacto mais significativo nos esforços de recursos humanos. Aqui está uma visão geral dos dados dos funcionários que os departamentos de RH devem coletar e manter.
Informações pessoais: É crucial criar um registro digital seguro para cada funcionário, que inclua detalhes úteis, como nome completo, data de nascimento, aniversário de contratação, informações de contato de emergência, preferências de deslocamento, tempo de serviço, registros de frequência e uniforme e tamanhos de sapato (se aplicável).
Detalhes do emprego: Certifique-se de que sejam mantidos registros de contratos de trabalho, cláusulas de não concorrência, incentivos de contratação, direitos de propriedade intelectual, resultados de verificação de antecedentes e outros documentos legais que definem os termos do emprego de cada funcionário.
Detalhes do trabalho: mantenha registros precisos das descrições de trabalho, requisitos, necessidades de educação e experiência e garanta que sejam atualizados pelo menos uma vez por ano, comparando-os com as funções reais do funcionário.
Inventário de habilidades: manter um inventário abrangente dos conjuntos de habilidades dos funcionários permite que você identifique potenciais candidatos para novas responsabilidades e destaque áreas onde treinamento ou recrutamento adicional podem ser necessários.
Dados salariais: como as responsabilidades do trabalho, a tecnologia e a inflação mudam a cada ano, é crucial acompanhar os dados salariais e as mudanças para se manter competitivo no mercado de trabalho e reter funcionários.
Informações sobre benefícios:
Um dos planos de longo prazo para garantir que os funcionários estejam utilizando benefícios como seguro saúde, folga remunerada e programas de treinamento de funcionários é o acompanhamento das informações sobre benefícios. Esses dados podem ser obtidos dos administradores do plano e usados para avaliar o valor dos benefícios para os funcionários a cada ano.
O desempenho dos funcionários geralmente é monitorado regularmente por meio de métodos como avaliações de desempenho trimestrais ou anuais ou processos contínuos. É crucial ter um sistema para que os funcionários estabeleçam metas com seus gerentes e acompanhem seu progresso por meio de métricas relevantes.
O feedback dos funcionários e os dados da pesquisa podem fornecer informações valiosas para fazer melhorias e mudanças. Os dados coletados por meio de pesquisas de integração, pesquisas de engajamento de funcionários e resultados de pesquisas de saída podem ser particularmente úteis.
Os empregadores também coletam outros tipos de dados. Por exemplo, um número significativo de líderes empresariais coletou informações médicas pessoais relacionadas ao COVID-19, como status da vacina, resultados do teste COVID ou verificações de temperatura. Muitos líderes também solicitaram informações pessoais como orientação sexual, status de deficiência ou identificação étnica para apoiar um programa de Diversidade, Equidade e Inclusão (DEI) no ano passado.
Por que coletar dados de funcionários é importante?
A coleta de dados dos funcionários é crucial para as organizações por vários motivos. Em primeiro lugar, ajuda a criar uma visão abrangente da força de trabalho, o que permite o desenvolvimento de estratégias de RH eficazes, levando a um ambiente de trabalho positivo e maior produtividade. Em segundo lugar, coletar e analisar dados de funcionários pode ajudar a identificar tendências de capital humano, como altas taxas de rotatividade, levando a melhores programas de retenção.
Por fim, processos administrativos eficientes podem ser obtidos por meio do uso de software de gerenciamento de dados de funcionários, o que permite melhor gerenciamento e otimização dos processos de RH, como esforços de recrutamento e análise de dados de custo por contratação.
Coleta de dados do funcionário – melhores práticas
É importante priorizar a ética na coleta de dados dos funcionários. Antes de coletar qualquer dado, é essencial definir claramente o objetivo da coleta e como ele será usado. Além disso, cada funcionário deve assinar um termo de consentimento consentindo com a coleta de seus dados. Isso é particularmente importante se os dados forem usados para avaliar a produtividade, o bem-estar ou os incentivos financeiros dos funcionários.
Priorizar a segurança dos dados é crucial. É essencial garantir que a equipe de RH, gerentes e administradores entendam as maneiras adequadas de manter os registros dos funcionários seguros. A criptografia deve ser usada ao armazenar os dados necessários para proteção contra acesso não autorizado.
É crucial cumprir as leis estaduais, federais e internacionais relacionadas à coleta e armazenamento de dados de funcionários. Por exemplo, o GDPR afeta não apenas as empresas na União Europeia, mas também aquelas que interagem com entidades na UE ou têm alguns funcionários baseados lá.
A transparência com os funcionários sobre a coleta de dados é crucial. É necessário informar os funcionários sobre os tipos de dados coletados, onde são armazenados e como eles os beneficiam, fazendo referência às leis vigentes e educando-os sobre as medidas tomadas para proteger suas informações. Isso é particularmente importante ao coletar dados confidenciais, como registros médicos, pois pesquisas mostram que apenas 25% dos funcionários se sentem à vontade para compartilhar esses dados com seus empregadores.
Para obter transparência, as empresas podem fornecer aos funcionários uma folha de informações durante a integração ou criar uma página wiki interna. Pedir aos funcionários informações sobre o que eles querem saber sobre a coleta de dados também pode demonstrar a importância da transparência.
Uma declaração de direitos de dados de funcionários é um documento que descreve as diretrizes a serem seguidas pelas organizações ao coletar dados de funcionários. As diretrizes incluem minimizar a coleta de dados apenas ao necessário, ter uma finalidade legítima para usar os dados, esforçar-se para eliminar o viés e informar os funcionários sobre os dados coletados e sua finalidade.
É importante que as empresas estabeleçam e mantenham políticas rígidas em relação à privacidade e uso de dados. Essas políticas devem ser revisadas e atualizadas regularmente para garantir a conformidade com as leis e regulamentos em constante mudança.
Várias leis federais protegem informações pessoais nos EUA, como HIPAA, ADA e FCRA. É crucial estar ciente de quaisquer leis de privacidade estaduais adicionais que possam ser mais rigorosas. Manter-se informado e em conformidade com essas leis é essencial para proteger os dados dos funcionários.
Restrinja o acesso aos dados dos funcionários apenas àqueles que precisam e defina os objetivos comerciais para os quais são necessários. Empregue um sistema de gerenciamento de dados que permita vários níveis de permissões de usuário.
Realize auditorias regulares dos dados dos funcionários e exclua todas as informações desnecessárias. Estabeleça políticas de retenção para vários tipos de dados, como dados de matrículas anuais e registros de funcionários.
Considere os dados dos funcionários de maneira holística. Ao combinar várias fontes de dados, é possível identificar padrões e tendências, o que pode ajudar na tomada de decisões em RH. Por exemplo, o crescimento, a equipe e os resultados comerciais de um novo departamento podem ser usados para avaliar o desempenho de RH nessa área.
Uma palavra final sobre a coleta e uso de dados dos funcionários
É comum que os empregadores coletem informações dos funcionários, mas é crucial seguir os regulamentos estaduais e federais ao fazê-lo. Lidar com os dados dos funcionários com segurança e intencionalidade é essencial.
Transparência e ética devem ser uma prioridade ao coletar, compartilhar e analisar dados de funcionários. É melhor ser excessivamente cauteloso e protetor com essas informações do que ser descuidado.
