O processo de análise de dados da entrevista de desligamento em 7 etapas
Analisar os dados da entrevista de desligamento em 7 etapas é crucial para maximizar os benefícios do processo de entrevista de desligamento. Ao investigar as razões pelas quais os funcionários saem, você pode obter uma compreensão mais profunda dos fatores que contribuem para a rotatividade em sua organização e tomar medidas para resolvê-los.
Entrevista de desligamento
Uma entrevista de desligamento é uma conversa privada entre um funcionário que está saindo e um representante, geralmente do RH, para coletar feedback sobre sua experiência com a organização. O entrevistador faz um conjunto padronizado de perguntas para cada funcionário que está saindo.
O objetivo de uma entrevista de desligamento é fechar o funcionário e dar-lhe a oportunidade de expressar suas opiniões e sugestões de maneira franca. O feedback fornecido pode oferecer informações valiosas sobre as circunstâncias em torno de sua saída e os pontos fortes e fracos percebidos da organização do ponto de vista de um funcionário.
A realização de entrevistas de saída pode ajudar a identificar questões subjacentes que podem contribuir para a rotatividade e outros problemas dentro da organização. Essas informações podem ser usadas para fazer melhorias e aumentar a satisfação dos funcionários. As entrevistas de desligamento são uma prática amplamente reconhecida entre empregadores de todos os portes por causa de seus inúmeros benefícios.
Por que entrevistar funcionários que estão saindo
Entender por que os funcionários saem é crucial para que as organizações melhorem suas operações e retenham sua força de trabalho. As entrevistas de desligamento fornecem uma plataforma para os funcionários compartilharem suas opiniões e sugestões, permitindo que as organizações coletem dados valiosos para aumentar sua eficácia e esforços de retenção.
Além disso, as entrevistas de saída permitem que as organizações responsabilizem os gerentes, identifiquem quaisquer práticas ilegais ou antiéticas e forneçam aos funcionários que estão saindo uma impressão final positiva da organização.
O offboarding é uma parte crítica do ciclo de vida do funcionário, que envolve a conclusão de todas as tarefas, papeladas e requisitos legais necessários para encerrar a relação de trabalho profissionalmente. As entrevistas de desligamento devem ser realizadas durante todas as circunstâncias de desligamento, como demissão, rescisão, dispensa ou aposentadoria.
Eles permitem que os funcionários expressem suas opiniões, esclareçam mal-entendidos e forneçam ao RH informações sobre os motivos de sua saída.
Para obter informações úteis dos dados da entrevista de desligamento, as organizações precisam analisar os dados coletados delas. Ao fazer isso, eles podem traduzir o feedback dos funcionários em insights acionáveis e fazer as mudanças necessárias para melhorar o ambiente de trabalho. O processo de análise de dados envolve sete etapas essenciais que as organizações devem seguir para aproveitar plenamente as entrevistas de desligamento.
Como entrevistar funcionários que estão saindo
O primeiro passo para analisar os dados da entrevista de desligamento é definir claramente o problema que você deseja resolver. Isso envolve a colaboração com a administração e outras partes interessadas para identificar a necessidade do negócio e formular uma declaração do problema.
Você pode então transformar a declaração do problema em uma pergunta específica que os dados podem responder e determinar o resultado desejado que beneficiará a empresa.
O próximo passo é determinar quais tipos de dados coletar: qualitativos ou quantitativos. Dados qualitativos descrevem qualidades subjetivas que podem ser observadas, registradas e categorizadas, mas não medidas numericamente. Esse tipo de dado é coletado por meio de perguntas abertas e define características sem o uso de números.
Por outro lado, dados quantitativos são expressos em números e podem ser verificados e validados. Ele pode ser coletado durante as entrevistas de desligamento usando classificações numéricas para as respostas.
Depois de definir o problema, a próxima etapa na análise dos dados da entrevista de desligamento é determinar quais tipos de dados coletar. Existem dois tipos de dados a serem considerados: qualitativos e quantitativos.
Dados qualitativos descrevem qualidades subjetivas e interpretativas que não podem ser medidas numericamente, mas podem ser observadas, registradas e categorizadas. Esse tipo de dado caracteriza algo e é coletado por meio de pesquisas, questionários ou entrevistas com perguntas abertas. Dados qualitativos expressam traços e opiniões sem atribuir números a eles.
Exemplos de dados qualitativos de entrevistas de desligamento podem incluir comentários sobre o ambiente de trabalho ser inclusivo, mas exigente, ou a cultura organizacional que promove colaboração e inovação.
Os dados quantitativos, por outro lado, são expressos em números e podem ser verificados e validados. Esse tipo de dado pode ser coletado durante as entrevistas de saída, oferecendo uma classificação numérica para as respostas. Os dados quantitativos permitem determinar quanto, quanto e com que frequência algo ocorre e são úteis para identificar tendências e padrões.
Por exemplo, dados quantitativos coletados em entrevistas de desligamento podem incluir classificações numéricas de satisfação no trabalho ou o número de funcionários que deixaram um determinado departamento em um período específico.
Por exemplo, os dados quantitativos da entrevista de saída podem ser assim:
- 65% dos funcionários que saíram avaliaram a empresa como 3 em 5 o geral como empregador.
- 25% dos funcionários que saíram classificaram seus gerentes abaixo de 4 em 5 para imparcialidade.
- Reúna os dados da entrevista de saída
- Depois de ter um plano de dados, você precisa implementar o processo de entrevista de saída para coletar as informações necessárias.
As entrevistas de desligamento servem a vários propósitos, além de abordar um problema comercial específico. Esses propósitos incluem:
- Formalização do fim da relação de trabalho.
- Obtenção de um instantâneo da experiência do funcionário e da percepção geral da cultura da empresa.
- Identificar áreas que estão funcionando bem e áreas que precisam ser melhoradas.
- Determinar se é provável que o ex-funcionário recomende a organização no futuro.
- Desenvolva pesquisas/perguntas eficazes para entrevistas de desligamento:
- Fazer o tipo certo de perguntas é essencial para obter resultados úteis. Usar um modelo de entrevista de saída pode ajudar a garantir a consistência.
As perguntas devem:
- Seja redigido de forma não crítica para encorajar respostas honestas.
- Ser padronizado para obter dados consistentes.
- Dê tempo adequado para a resposta.
- Solicite algumas respostas abertas para obter mais detalhes.
É útil focar as perguntas na avaliação de componentes específicos do trabalho. Aqui está um resumo das cinco categorias e uma amostra de pergunta para cada uma:
- O funcionário: “Quais foram as circunstâncias que o levaram a procurar outro emprego?”
- O trabalho: “O trabalho atendeu às suas expectativas quando você foi contratado pela primeira vez?”
- A cultura da empresa: “Como você descreveria a cultura da nossa empresa?”
- O ambiente de trabalho: “O que você mais gostou em vir trabalhar?”
- Recursos/tecnologia: “Você tinha as ferramentas necessárias para realizar bem o seu trabalho?”
Conduza a entrevista de saída
Além de usar perguntas eficazes, há algumas considerações logísticas importantes para uma entrevista de desligamento bem-sucedida.
Siga estas dicas:
- Agende a entrevista o mais próximo possível do último dia do funcionário. Isso os encorajará a serem honestos e próximos.
- Automatize seu processo de coleta e análise de dados para simplificar o processo.
- Esteja ciente de que certas perguntas podem causar uma resposta emocional, especialmente se o funcionário foi demitido.
- Garanta a confidencialidade e mostre apreço por seus comentários.
Limpe os dados da entrevista de saída
Antes de analisar os dados da entrevista de desligamento, é essencial garantir que sejam confiáveis. Dados incorretos podem conter erros e inconsistências, o que pode afetar os resultados da análise.
A limpeza ou depuração de dados é o processo de identificação e correção de erros em dados brutos. As seguintes tarefas podem ajudar a melhorar a qualidade dos dados:
- Extraia pontos de dados irrelevantes que não contribuem para a análise.
- Identifique duplicatas, remova exceções e corrija erros significativos.
- Organize o layout dos dados e corrija eventuais erros de digitação.
- Preencha quaisquer valores ausentes.
Desenvolvemos um guia de Excel com diversas ferramentas e funções para auxiliá-lo na limpeza de seus dados. Essas ferramentas incluem a remoção de duplicatas, classificação de dados e conversão de dados usando as funções VALUE e TEXT.
A etapa 5 envolve a análise dos dados da entrevista de saída para identificar tendências e padrões. Embora cada entrevista possa não fornecer muitos dados, coletivamente elas podem revelar informações valiosas. Você precisará escolher as ferramentas apropriadas para analisar os dados, que podem incluir gerenciamento de talentos ou software de RH, soluções especializadas em entrevistas de desligamento ou até mesmo Excel.
Nosso guia sobre ferramentas e funções do Excel fornece recursos úteis para ajudá-lo a analisar seus dados, como Slicers, Filters e PivotTables. Sua abordagem à análise de dados dependerá das informações de que você precisa. A análise de RH geralmente se enquadra em uma das quatro categorias: descritiva, diagnóstica, preditiva e prescritiva.
Existem várias métricas que você pode rastrear usando dados de entrevistas de desligamento, incluindo taxa de rotatividade de funcionários, taxa de retenção, taxa de retenção por gerente, taxa de retenção de funcionários de alto ou baixo desempenho e taxa de conclusão de entrevistas de desligamento.
Essas métricas podem fornecer informações valiosas sobre os motivos pelos quais os funcionários saem, o que pode ajudá-lo a identificar possíveis problemas e tomar decisões baseadas em dados para melhorar a retenção.
Para analisar os dados da entrevista de saída, você pode usar várias ferramentas, como Slicers, Filters e PivotTables no Excel. Sua abordagem à análise de dados dependerá de seus objetivos e dos insights de que você precisa. Existem quatro categorias principais de análise de RH: descritiva, diagnóstica, preditiva e prescritiva.
A análise descritiva ajuda a resumir os dados e descrever o que aconteceu, como o número de funcionários que saíram em um ano. A análise de diagnóstico ajuda a identificar por que algo aconteceu, como encontrar o motivo mais comum para demissões de funcionários.
A análise preditiva formula tendências futuras criando modelos a partir de dados históricos, como a previsão de rotatividade de funcionários para o próximo ano.
A análise prescritiva aplica dados passados e presentes para fazer recomendações para decisões futuras, como identificar áreas de envolvimento dos funcionários que precisam ser melhoradas para evitar a rotatividade.
Você pode rastrear várias métricas para revelar tendências em seus dados de entrevista de desligamento, incluindo taxa de rotatividade de funcionários, taxa de retenção, taxa de retenção por gerente, taxa de retenção de alto/baixo desempenho e taxa de conclusão da entrevista de desligamento. Essas métricas podem fornecer informações valiosas sobre os pontos fortes e fracos de sua organização e ajudá-lo a tomar decisões informadas para melhorar suas estratégias de gestão de talentos.
Compartilhe insights com partes relevantes
Depois de analisar os dados da entrevista de saída e tirar conclusões, você precisa apresentar suas descobertas às partes interessadas. Seu relatório deve descrever o processo de entrevista de saída, os dados coletados e sugestões para abordar quaisquer problemas que foram descobertos. Para causar impacto, seu relatório deve incluir técnicas de visualização de dados fáceis de entender para pessoas não técnicas, como gráficos e gráficos.
Também é importante adaptar sua apresentação às necessidades do seu público. Ao focar no que certas partes interessadas estão mais interessadas, você pode adicionar credibilidade às suas descobertas e percepções.
Determinar etapas acionáveis
Depois de analisar os dados da entrevista de saída, você precisa traduzir seus insights em soluções acionáveis. Você pode usar os dados para identificar áreas que precisam de melhorias e tomar decisões baseadas em dados sobre o que fazer a seguir. Ao identificar os motivos pelos quais os funcionários estão saindo, você pode examinar diferentes aspectos da experiência do funcionário para melhorar as taxas de retenção.
Aqui estão algumas práticas de negócios que você pode querer examinar para possíveis pontos fracos:
- Estratégias de recrutamento e contratação
- Treinamento de trabalho e desenvolvimento de pessoal
- Integração
- Treinamento de gerentes direcionados
- Implementação do programa de mentores
- Problemas de equilíbrio entre vida profissional e pessoal
- Pacote de remuneração e benefícios
Para concluir:
As entrevistas de saída oferecem informações valiosas sobre a cultura e o ambiente de trabalho de uma empresa, bem como questões que podem estar contribuindo para a baixa satisfação dos funcionários. Ao usar essas informações para oferecer soluções estratégicas, o RH pode ter um impacto significativo na redução da rotatividade indesejada de funcionários e na retenção dos melhores talentos.
