Lista de verificação de requisitos de HRIS: um guia para começar
A lista de verificação de requisitos de HRIS serve como ponto de partida para selecionar o Sistema de Informação de Recursos Humanos (HRIS) apropriado para sua organização. Esta lista de verificação é essencial porque um HRIS serve como base para sua tecnologia de RH, consolidando todos os dados de RH. Portanto, é crucial escolher cuidadosamente um fornecedor de HRIS que se alinhe às necessidades da sua organização.
Por que ter um HRIS?
Um HRIS ou Sistema de Informação de Recursos Humanos é um programa de software que simplifica o gerenciamento de vários processos e dados de RH, integrando e consolidando funções como registros de funcionários, folha de pagamento, folgas e benefícios em um único local.
Investir em um sistema HRIS eficaz pode fornecer benefícios significativos para sua organização, como simplificar o acesso às informações em um sistema centralizado, gerar relatórios úteis, reduzir tarefas administrativas, eliminar a duplicação de dados, garantir a segurança dos dados, apoiar os esforços de conformidade e aprimorar funcionários e candidatos experiências.
As organizações pequenas e grandes têm muitas responsabilidades críticas que envolvem a documentação, armazenamento e recuperação de dados. Ao adotar um sistema HRIS capaz, eles podem lidar com essas tarefas com eficiência, levando a um departamento de RH mais produtivo.
Se você estiver enfrentando algum dos seguintes cenários, talvez seja hora de considerar a adoção de um HRIS ou mudar para um novo sistema:
- Sua organização está passando por um crescimento e expansão significativos.
- Você está ciente de que existem maneiras mais eficientes de lidar com a papelada e tarefas administrativas.
- Você deseja simplificar seus processos de RH e coletar e analisar mais dados.
- Você deseja uma visão abrangente dos dados de seus funcionários, incluindo métricas de desempenho, taxas de rotatividade e remuneração.
- Você precisa garantir a conformidade e estar pronto para auditorias.
Escolhendo um HRIS
Selecionar o HRIS apropriado para sua organização é uma tarefa significativa e depende de suas necessidades e orçamento exclusivos. Antes de tomar uma decisão, é crucial comparar várias opções.
Aqui estão as etapas a seguir durante o processo de seleção do HRIS:
- Compreenda os requisitos presentes e futuros da sua organização.
- Reúna uma equipe de funcionários de RH, profissionais de TI, gerentes, principais tomadores de decisão e outras partes interessadas para criar uma lista de verificação dos requisitos do sistema de RH e coletar informações e perspectivas.
- Realize uma extensa pesquisa sobre fornecedores de software de RH conhecidos que fornecem produtos com as funcionalidades de que você precisa dentro do seu orçamento.
- Solicite testes gratuitos e demonstrações ao vivo dos fornecedores e aproveite esta oportunidade para avaliar o atendimento ao cliente.
- Tome uma decisão informada, implemente o sistema e avalie-o novamente após a implementação.
Principais requisitos e lista de verificação de recursos de HRIS
Um HRIS deve ser personalizado com base nas necessidades e objetivos específicos de uma organização. A lista de verificação a seguir descreve requisitos e componentes comuns a serem considerados, mas não é exaustiva e algumas funções podem se sobrepor.
A lista de verificação de requisitos HRIS é dividida em sete considerações técnicas, cada uma com recursos de exemplo para cada módulo e cinco elementos recomendados:
Considerações técnicas:
- Gerenciamento de informações de funcionários: O HRIS deve manter registros de funcionários que contenham as informações necessárias para apoiar os funcionários e tomar decisões de RH, além de rastrear e relatar dados.
- Informações pessoais
- Histórico de trabalho
- Ações disciplinares
- Rastreamento de headcount
- inventário de habilidades
- Gerenciamento de tempo e presença: O HRIS deve registrar as horas de trabalho, ausências e licenças dos funcionários, permitindo que os gerentes monitorem a presença e preparem a folha de pagamento precisa.
- Rastreamento de tempo
- Rastreamento de folga remunerada (PTO)
- Rastreamento de atendimento
- Rastreamento de licença
- Gestão da folha de pagamento: O HRIS deve calcular, processar e gerenciar a folha de pagamento, incluindo deduções e impostos.
- Processamento de folha de pagamento
- Impostos e deduções automatizadas
- Depósito direto
- Apurações e relatórios fiscais
- Administração de benefícios: O HRIS deve permitir que os funcionários se inscrevam, gerenciem e acessem suas informações de benefícios e que o RH gerencie os programas de benefícios com eficiência.
- Plano de saúde
- Planos de aposentadoria
- Contas de gastos flexíveis
- administração COBRA
- Relatórios e análises: O HRIS deve gerar relatórios e análises que permitam que o RH e a administração analisem os dados da força de trabalho e tomem decisões informadas.
- Criação de relatório personalizado
- Dashboards e visualizações
- Relatórios de conformidade
- Exportação de dados
- Gerenciamento de desempenho: o HRIS deve ajudar o RH e os gerentes a definir metas de desempenho, acompanhar o desempenho e fornecer feedback aos funcionários.
- Definição e acompanhamento de metas
- Avaliações de desempenho
- Ferramentas de feedback
- avaliações de 360 graus
- Recrutamento e rastreamento de candidatos: O HRIS deve agilizar o processo de recrutamento, rastrear candidatos e gerenciar anúncios de emprego.
- Gerenciamento de postagens de emprego
- Rastreamento de candidatos
- Retomar triagem
- Agendamento de entrevista
Elementos recomendados:
- Interface amigável: O HRIS deve ter uma interface intuitiva e amigável.
- Compatibilidade móvel: O HRIS deve ser acessível de dispositivos móveis.
- Recursos de integração: O HRIS deve se integrar a outros sistemas, como folha de pagamento e contabilidade.
- Suporte ao cliente: O fornecedor HRIS deve fornecer suporte ao cliente de qualidade.
- Segurança dos dados: O HRIS deve garantir a segurança e privacidade dos dados.
Gestão financeira/folha de pagamento
O gerenciamento financeiro e de folha de pagamento são componentes essenciais de um HRIS que devem ser incluídos em sua lista de verificação de requisitos de HRIS. Esses recursos permitem que você mantenha registros financeiros precisos e garanta que sua força de trabalho seja paga corretamente.
Seu módulo de folha de pagamento HRIS deve incluir os seguintes recursos:
- Deduções automáticas
- Cálculo de horas extras
- Administração salarial e histórico
- Comissões e bônus
- Informações bancárias e fiscais
- Gestão de incentivos
Observe que, se sua solução de folha de pagamento atual funcionar bem para você, verifique se ela pode ser integrada à nova solução HRIS.
Gestão de benefícios
O gerenciamento de benefícios é outra função essencial que deve ser incluída em sua lista de verificação de requisitos HRIS. Este módulo é responsável por gerenciar os benefícios dos funcionários ao longo de seu ciclo de vida, incluindo opções de inscrição, alterações de informações pessoais e alterações de status.
O módulo de gestão de benefícios do seu HRIS deve contemplar as seguintes funcionalidades:
- seguros
- tomada de força
- Compensação de viagem
- Planos de aposentadoria
- Programas de bem-estar dos funcionários
A conformidade é outro aspecto crítico de um HRIS. Ele deve cumprir as leis e regulamentos trabalhistas locais e nacionais e atender aos requisitos do GDPR para empresas europeias ao lidar com dados de funcionários.
O módulo de conformidade do seu HRIS deve incluir os seguintes recursos:
- Elegibilidade do funcionário (I-9)
- Conformidade e relatórios de folha de pagamento/fiscais
- adesão EEO
- padrões ISO
- RGPD
- Rastreamento/gerenciamento de compliance específico da empresa
O HRIS também deve enviar alertas para relatórios de datas de vencimento e notificar quando qualquer ação precisa ser tomada para atender a quaisquer alterações regulamentares.
Aprendendo e desenvolvendo
Um HRIS pode ajudar no gerenciamento de vários problemas relacionados ao tempo, como rastreamento de atendimento, agendamento e aprovação de folgas e coordenação das necessidades de pessoal. Isso pode melhorar as operações e ser integrado ao software de folha de pagamento e administração de benefícios.
As seguintes funcionalidades estão relacionadas ao gerenciamento de tempo e presença que um HRIS deve ter em seu checklist de requisitos:
- Gerenciamento de relógio de ponto
- Rastreamento de atendimento
- Identificação biométrica
- Acumulação e uso de PTO (Paid Time Off)
- calendário de feriados
- Licenças remuneradas e não remuneradas
- Gerenciamento de horas extras
- Comparação das horas trabalhadas programadas vs. reais.
Recursos de recrutamento e integração
- Formulários eletrônicos de novas contratações
- Processamento I-9 e W-4 automatizado
- Manuais e políticas do funcionário
- Horários de orientação e treinamento
- Verificação em segundo plano
- Alocação de equipamentos e instalações
- Integração com folha de pagamento e benefícios
Preparação pré-emprego de integração
Ao escolher um fornecedor de HRIS, é importante considerar seus recursos de integração. Um HRIS com recursos de integração permite conexões perfeitas entre todos os processos de RH e outros sistemas em sua organização. Isso elimina a necessidade de entrada dupla de informações e garante que os dados estejam sempre atualizados e consistentes. Por exemplo, se a taxa de pagamento de um funcionário for alterada no sistema de folha de pagamento, ela será atualizada automaticamente em todos os outros registros aplicáveis. Também é aconselhável selecionar um HRIS com recursos de integração que possam acomodar quaisquer novos sistemas que possam ser implementados no futuro.
Autoatendimento do funcionário
Um HRIS deve fornecer aos funcionários a capacidade de acessar recursos de toda a empresa e suas informações pessoais por meio de um portal de autoatendimento. Isso economiza tempo de RH e permite que os funcionários concluam transações, como solicitar folga e atualizar seus registros pessoais. Os funcionários preferem opções de autoatendimento e interfaces amigáveis.
Importar e exportar dados entre sistemas é crucial para maior eficiência, e a capacidade de importar dados de outras fontes reduz a necessidade de entrada manual. Ter capacidade de exportação de dados facilita a transição para um novo sistema HRIS, o que provavelmente ocorre com as constantes mudanças na tecnologia e na força de trabalho.
Segurança de dados
Os sistemas HRIS geralmente são uma escolha segura, pois oferecem backups automáticos de dados e recuperação de desastres, o que minimiza o risco de perda de dados em caso de emergência. Criptografia, autenticação multifator e atualizações regulares do sistema também são recursos críticos a serem observados ao avaliar a segurança do seu HRIS.
baseado em nuvem
Um HRIS baseado em nuvem é um tipo de software de RH hospedado em servidores conectados pela internet. Ele pode ser acessado por meio de uma assinatura e oferece benefícios como economia de espaço físico e despesas gerais. Além disso, oferece aplicativos inteligentes para uma experiência de usuário personalizada, escalabilidade para necessidades de negócios em constante mudança, atualizações fáceis para tecnologias emergentes, segurança de dados e recursos de privacidade de última geração e atendimento ao cliente e suporte técnico.
Escolher o HRIS certo requer uma compreensão clara das necessidades de sua empresa e do departamento de RH e trabalhar com uma lista de verificação de requisitos de HRIS para encontrar o melhor fornecedor. Se você tiver dificuldade em entender os recursos técnicos, é recomendável consultar colegas de outros departamentos, comoISTO.
