Auditoria de RH: tudo o que você deve saber para começar
Você realiza regularmente auditorias de RH? Processos, sistemas e políticas de RH ineficazes podem prejudicar seus negócios e levar a problemas legais. Por exemplo, deixar de implementar um programa de segurança do funcionário pode resultar em penalidades severas. A realização de uma auditoria de RH pode ajudar a garantir que você esteja estabelecendo sucesso e conformidade a longo prazo para seus funcionários e negócios.
Talvez já tenha passado algum tempo desde que você realizou uma auditoria de RH, mas é importante lembrar como isso pode ser benéfico, especialmente em um mundo pós-pandemia onde as mudanças podem acontecer rapidamente. É necessário dar um passo para trás e avaliar a gestão de capital humano da sua organização para determinar para onde ela está indo.
O que é uma auditoria de RH?
Uma auditoria de RH é uma revisão das políticas e processos de recursos humanos de uma organização para identificar as áreas que precisam de melhorias e aquelas que apresentam bom desempenho. Seu objetivo é garantir a conformidade e alinhar os programas de RH com os objetivos de negócios para promover o desempenho organizacional. Pense nisso como um boletim para seu departamento de RH, avaliando sua eficácia e identificando áreas de não conformidade para minimizar o risco comercial.
No geral, a realização de uma auditoria de RH oferece uma oportunidade de aprimorar vários aspectos do gerenciamento de recursos humanos, como recrutamento, retenção, integração, treinamento, remuneração, folha de pagamento e gerenciamento de desempenho.
Embora possa parecer uma tarefa assustadora, aprimorar continuamente seus processos de RH é crucial. Apesar de já ter muito o que fazer com recrutamento, retenção e gerenciamento de desempenho, melhorar seus processos de RH ajuda a garantir a conformidade com leis e regulamentos, além de promover o sucesso de sua força de trabalho e organização.
Por que realizar uma auditoria de RH?
Existem vários objetivos na condução de uma auditoria de RH, e todas as áreas de RH que são revisadas podem se beneficiar do esforço. Embora não sejam obrigatórias, as auditorias ajudam a avaliar a eficácia das políticas, procedimentos e sistemas atuais de um departamento de RH, principalmente em relação às últimas mudanças e desenvolvimentos nas leis trabalhistas e trabalhistas.
De acordo com Mark S. Floyd, sócio da Walter and Haverfield, um escritório de advocacia de Cleveland, a liderança sênior depende fortemente do departamento de RH para garantir que a estratégia geral de negócios da empresa esteja alinhada com as inúmeras leis e regulamentos complexos que regem o ambiente de trabalho.
Ainda não tem certeza sobre a importância das auditorias de RH?
Aqui estão várias razões pelas quais eles devem ser uma prioridade em sua organização:
Melhora os processos e políticas que afetam os funcionários: uma auditoria de RH oferece uma oportunidade de aprimorar as áreas de seus processos e políticas que têm o impacto mais significativo nos funcionários. Isso pode ajudar a capacitar os funcionários, aumentar as taxas de retenção e, por fim, fortalecer a organização.
Garante a conformidade corporativa: não suponha que suas políticas estejam em conformidade com todas as leis e regulamentos. As leis trabalhistas mudam com frequência, e permanecer em conformidade e evitar disputas legais exige estar à frente do jogo com auditorias de conformidade de RH que identificam áreas de risco em potencial.
Torna os dados de RH significativos e estratégicos: use os dados de RH a seu favor, conectando-os com a realidade de suas políticas e procedimentos de RH.
Ajuda a evitar impactos adversos nas práticas de emprego: A realização de auditorias pode mitigar problemas com impacto díspar sobre os candidatos ao longo do ciclo de vida do funcionário, desde o recrutamento e salário e remuneração até o planejamento da sucessão.
Uma auditoria de RH também pode ajudar a:
- Estabelecer uma remuneração equitativa e justa: Além de auditorias financeiras e análises de remuneração, é uma boa prática avaliar a equidade e a competitividade de seus pacotes salariais e de remuneração. Isso pode reforçar os esforços de recrutamento e retenção e evitar reclamações.
- Descubrir ineficiências em sistemas e práticas: as auditorias de RH podem identificar práticas ou sistemas ineficientes, incluindo tarefas redundantes ou processos demorados que podem levar a erros.
Quando você deve realizar uma auditoria de RH?
É importante realizar auditorias de RH de forma proativa, em vez de reativa, portanto, não espere que surjam problemas. De acordo com Lauren Brown, colaboradora do blog Bernard Health, o melhor momento para realizar uma auditoria depende das necessidades e do cronograma de sua organização. Realizar uma auditoria durante uma época mais lenta do ano pode ser mais produtivo do que durante uma estação movimentada.
Além disso, a realização de uma auditoria no final ou no início do ano pode ajudar sua organização a comparar as melhorias ano após ano. Escolha um horário que seja mais conveniente para a carga de trabalho de sua organização.
Tipos de auditoria de RH
Existem vários tipos de auditorias de RH que as organizações podem realizar para avaliar áreas específicas de seu capital humano. Essas auditorias podem ser realizadas internamente, formando um comitê de profissionais de RH ou utilizando um serviço terceirizado de auditoria de RH.
Uma opção é uma auditoria geral de RH que avalia todos os processos de RH e identifica áreas que exigemdite atenção. Além disso, as organizações podem optar por realizar auditorias mais específicas adaptadas às suas necessidades. Os exemplos incluem auditorias focadas em recrutamento e retenção, benefícios de funcionários, folha de pagamento e remuneração, conformidade com leis trabalhistas e gerenciamento de desempenho.
Os tipos de auditoria de RH incluem auditoria de registros, auditoria de funções de RH e auditoria de conformidade legal. A auditoria de registros envolve a verificação da conformidade com a Lei de Imigração e Nacionalidade, protegendo os arquivos dos funcionários e mantendo registros detalhados da folha de pagamento. A auditoria das funções de RH concentra-se nas práticas de recrutamento e contratação, procedimentos de integração, remuneração e salário, desempenho e treinamento.
A auditoria de conformidade legal garante a conformidade com as diretrizes da EEOC, Fair Labor Standards Act, Family and Medical Leave Act, Americans with Disabilities Act e gerenciamento adequado de benefícios, incluindo assistência médica e COBRA. Essas auditorias podem ser realizadas por um comitê interno ou por um serviço terceirizado de auditoria de RH, dependendo das necessidades da organização.
Auditoria de Políticas
- Disciplina Progressiva – Seu sistema de ação disciplinar é claro, uniforme e documentado?
- Política de Rescisão – A sua política de rescisão está de acordo com as leis estaduais relativas ao emprego sem compromisso?
- Política de Folga Remunerada – Todos os funcionários qualificados têm acesso a folga remunerada?
Auditoria de Segurança
- Riscos da OSHA – Você mantém um registro dos incidentes da OSHA? Você toma medidas para garantir a segurança no local de trabalho, como treinamento de funcionários?
- MSDS – Existe um livro MSDS em seu local de trabalho e os funcionários sabem onde localizá-lo?
- Equipamentos de Proteção Individual (EPI) – Os funcionários recebem EPIs adequados, incluindo uniformes quando necessário?
7 passos para um processo eficaz de auditoria de RH
Para conduzir uma auditoria de RH de forma eficaz, siga estas sete etapas:
Passo 1: Defina os objetivos da auditoria com base nas funções ou políticas específicas de RH que você deseja examinar. É melhor definir um cronograma para a auditoria e priorizar em quais áreas focar.
Se você não souber por onde começar, consulte nosso Guia de Auditoria de RH, que inclui um modelo de auditoria de RH para download para ajudá-lo no processo de auditoria.
Etapa 2: Assegurar o acordo de gerenciamento.
Para causar um impacto positivo duradouro em sua organização, é crucial obter o apoio de sua equipe de gerenciamento executivo. Especialmente se você planeja contratar um auditor terceirizado, sua aprovação é necessária.
Etapa 3: Identificar o(s) auditor(es).
Você conduzirá a auditoria internamente ou a terceirizará para uma parte externa? Se for um esforço colaborativo, determine quem será o responsável por cada tarefa e estabeleça expectativas claras desde o início.
Etapa 4: Colete os dados necessários.
Inicialmente, reúna todos os dados pertinentes relacionados à área que você está auditando. Por exemplo, se você estiver auditando seus processos de recrutamento, use os dados do seu ATS. Certifique-se de ter a autorização apropriada para utilizar os dados.
A etapa 5 do processo de auditoria de RH envolve revisar as informações coletadas durante a auditoria e analisá-las para identificar possíveis problemas e áreas de melhoria. Por exemplo, se não houver equipamentos de proteção individual (EPI) suficientes disponíveis para os trabalhadores, fazer pedidos com mais frequência pode evitar lesões futuras.
Na Etapa 6, priorize as áreas que precisam de melhorias com base em seu nível de gravidade, como aquelas que podem levar a problemas legais. Em seguida, implemente as mudanças necessárias para melhorar políticas e processos fracos.
Finalmente, na Etapa 7, seja aberto e transparente sobre as mudanças e melhorias feitas nos processos de RH e garanta que os gerentes mantenham os funcionários atualizados.
Resumindo
Sem dúvida, a realização de uma auditoria de RH pode ser uma tarefa exigente e complexa que requer uma quantidade significativa de tempo e recursos. No entanto, as vantagens de fazê-lo superam o esforço. A auditoria permite que você renove as políticas e procedimentos de sua organização, resultando em um melhor alinhamento com seus objetivos e metas de negócios.
