Descubra as funções de um administrador de front office, como garantir essa posição e as qualidades essenciais necessárias para ter sucesso nessa função.
O que faz um Administrador de front office
Como primeiro ponto de contato, os administradores de front office representam a face de inúmeras empresas. Eles executam uma variedade de tarefas, como receber visitantes, atender chamadas, agendar compromissos, processar pagamentos e outras atividades para garantir o bom funcionamento de sua empresa.
Além disso, os administradores de front office também podem ser responsáveis pelo gerenciamento da equipe de recepção, incluindo treinamento, atribuição de funções e garantia de que todos desempenhem suas responsabilidades adequadamente.
Requisitos de Trabalho de Administrador de Front Office
Os administradores de front office geralmente têm uma ampla gama de responsabilidades que incluem:
- Revisão de candidaturas e realização de entrevistas para selecionar candidatos não qualificados e contratar novos funcionários.
- Garantir que as reivindicações de seguro sejam processadas com precisão e rapidez.
- Lidar com questões de relações com funcionários, como rescisão de contrato de trabalho ou reclamações sobre assédio ou discriminação.
- Oferecer excelente atendimento ao cliente, atendendo chamadas, recebendo visitantes, agendando compromissos e processando pagamentos.
- Coordenar a organização de viagens para executivos e membros da equipe para viagens de negócios ou férias.
- Manutenção de registros de funcionários, como arquivos pessoais, inscrição em benefícios e informações de folha de pagamento.
- Coordenar eventos de escritório, como reuniões ou conferências.
- Preparar relatórios de despesas e manter registros de contas de despesas.
- Processamento de correspondência recebida e enviada.
- Habilidades do Administrador de Front Office
Para ter sucesso nessa função, um administrador de front office deve possuir as seguintes habilidades:
- Excelentes habilidades interpessoais para interagir com uma gama diversificada de indivíduos
- Boas habilidades organizacionais para lidar com várias tarefas
- Fortes habilidades de comunicação para transmitir informações de forma eficaz
- Atenção aos detalhes para garantir precisão e integridade nas tarefas
- Proficiente em conhecimentos de informática, incluindo aplicativos do MS Office
- Capacidade de manter a calma sob pressão e lidar com situações difíceis
- Habilidades de resolução de problemas para resolver problemas de forma rápida e eficaz
Ambiente de Trabalho do Administrador do Front Office
Os administradores de front office geralmente trabalham em um ambiente de escritório, muitas vezes sentados por longos períodos. A função pode envolver ficar em pé por períodos prolongados ao receber visitantes ou realizar outras tarefas. O horário de trabalho pode variar de acordo com as necessidades da empresa, podendo incluir trabalho aos finais de semana ou feriados.
Tendências do Administrador de Front Office
Devido ao crescente número de empresas, há uma demanda crescente por administradores de front office. A automação está se tornando mais prevalente em ambientes de escritório, portanto, os administradores de front office precisam acompanhar a tecnologia para executar suas tarefas com eficiência.
Como se tornar um administrador do Front Office
Para se tornar um administrador de front office, normalmente é necessário um diploma do ensino médio ou equivalente, e alguns empregadores podem exigir treinamento ou certificação adicional. Experiência de trabalho relevante em atendimento ao cliente ou administração de escritório também é benéfica. Alguma educação pós-secundária ou um diploma de associado em administração de empresas ou áreas afins podem fornecer qualificações adicionais.
Perspectivas de Avanço
Os administradores de front office podem progredir em suas carreiras para cargos de supervisão ou gerenciamento dentro da empresa. Eles também podem optar por prosseguir a educação para aumentar seus conhecimentos e qualificações, o que pode levar a mais oportunidades de progressão na carreira.
Exemplo de descrição de trabalho
Os administradores de front office são responsáveis por fornecer um excelente atendimento ao cliente e executar várias tarefas administrativas para garantir o bom funcionamento de sua empresa.
Eles cumprimentam visitantes, atendem telefones, agendam compromissos, processam pagamentos, gerenciam registros de funcionários, coordenam viagens e executam outras tarefas conforme designado. Os administradores de front office bem-sucedidos possuem excelentes habilidades interpessoais, organizacionais, de comunicação e de resolução de problemas.
Trabalhos semelhantes
Outras funções semelhantes a um administrador de front office incluem recepcionista, assistente administrativo e representante de atendimento ao cliente.
Salários de um administrador do Front Office
O salário dos administradores de front office pode diferir com base em vários fatores, como nível educacional, experiência profissional, tamanho da empresa e localização. Em média, os administradores de front office ganham um salário médio anual de $ 41.500, o que se traduz em uma taxa horária de $ 19,95. Os 10% principais administradores de front office ganham um salário anual de $ 60.500, o que equivale a uma taxa horária de $ 29,09.
Nos próximos dez anos, espera-se que a demanda por administradores de front office cresça a uma taxa média, impulsionada principalmente pelo envelhecimento da população e pela expansão dos serviços de saúde. Com esse crescimento, haverá uma necessidade maior de administradores de front office agendarem consultas de pacientes e encaminhá-los para o centro de saúde apropriado.
Como se tornar um administrador do Front Office
Para se tornar um administrador de front office, normalmente é necessário ter pelo menos um diploma do ensino médio ou equivalente. No entanto, alguns empregadores preferem candidatos com diploma de associado ou bacharel em negócios, hotelaria ou áreas afins. Além disso, geralmente é fornecido treinamento no local de trabalho, que pode durar de algumas semanas a alguns meses. A obtenção de certificações também pode fornecer prova de qualificações e aumentar as oportunidades de progressão na carreira. Cursos relevantes podem incluir administração de empresas, conhecimentos de informática, contabilidade, marketing e recursos humanos.
Habilidades necessárias para administradores de front office
Para ter sucesso como administrador de front office, existem certas habilidades que você deve possuir. Esses incluem:
Comunicação: A capacidade de comunicar efetivamente informações por meio de vários métodos, como fala e escrita, é importante para interagir com clientes, colegas de trabalho e outros membros da equipe.
Organização: como administrador do escritório, você será responsável por gerenciar vários calendários, rastrear horários dos funcionários e manter arquivos. Ser organizado pode ajudá -lo a concluir seu trabalho com eficiência e cumprir os prazos.
Atendimento ao cliente: Como os administradores de front office geralmente interagem com os clientes, é importante ter habilidades de atendimento ao cliente, como escuta ativa, empatia e paciência.
Tecnologia: o uso da tecnologia é crucial para os administradores de front office, pois eles usam computadores, telefones e outros dispositivos para se comunicar com clientes, agendar compromissos e registrar informações.
Liderança: os administradores de front office geralmente trabalham em equipes, portanto, ter habilidades de liderança pode ajudar a motivar colegas de trabalho, delegar tarefas e incentivá-los a trabalhar em todo o seu potencial.
Ambiente de trabalho do administrador de front office
Os administradores de front office trabalham em uma variedade de configurações, como escritórios corporativos, agências governamentais, instalações médicas, escolas e universidades. Eles geralmente trabalham uma semana padrão de 40 horas, embora alguns possam trabalhar noites ou fins de semana. Eles geralmente têm contato com o público e devem ser capazes de lidar com uma variedade de tarefas enquanto tomam decisões rápidas.
Tendências do Administrador de Front Office
A ascensão dos escritórios virtuais está se tornando cada vez mais popular à medida que as empresas tentam reduzir custos. Isso significa que os administradores de front office precisarão trabalhar efetivamente em um ambiente virtual e gerenciar tarefas sem supervisão direta. Eles também devem se sentir confortáveis em usar a tecnologia para se comunicar e colaborar com os membros da equipe.
As empresas estão colocando maior ênfase no fornecimento de uma experiência positiva do cliente como uma maneira de se diferenciar dos concorrentes. Isso significa que os administradores de front office precisam priorizar o fornecimento de atendimento ao cliente excepcional que atenda ou exceda as expectativas do cliente.
Para fazer isso, os administradores de front office devem ser versados nas técnicas de atendimento ao cliente e capazes de lidar com várias situações. Eles também devem estar cientes das tendências atuais e capazes de fornecer produtos e serviços que atendam às necessidades dos clientes.
À medida que a tecnologia continua a desempenhar um papel cada vez mais importante no local de trabalho, os administradores de front office devem aprender a usá -lo a seu proveito. Por exemplo, as empresas agora estão usando sistemas eletrônicos para gerenciar compromissos e pagamentos. Os administradores de front office devem estar familiarizados com esses sistemas para gerenciar melhor sua carga de trabalho.
Para se tornar um administrador de front office, é preciso criar uma base forte de habilidades, incluindo digitação e proficiência em computador, conhecimento do Microsoft Office, Habilidades de Comunicação e Organização.
As oportunidades de avanço estão disponíveis assumindo responsabilidades adicionais dentro da organização, mudando para funções de gerenciamento ou cargos de nível executivo. Alguns também podem se mudar para outras áreas, como recursos humanos, marketing ou vendas.
Para uma descrição típica do trabalho do administrador do escritório de frente, na [CompanyX], a função envolve cumprimentos e direcionando os hóspedes, atendendo e roteando chamadas telefônicas, lidando com consultas e manutenção de uma área de recepção limpa e organizada. O candidato ideal deve ter experiência anterior em um ambiente de escritório em ritmo acelerado e possuir fortes habilidades multitarefa com uma atitude positiva.
Tarefas e responsabilidades
- Atenda as chamadas recebidas profissionalmente e educadamente, exibindo chamadas e recebendo mensagens precisas quando necessário.
- Cumprimente os visitantes e clientes de maneira amigável, prestem assistência e direcioná -los ao departamento ou pessoa apropriados.
- Mantenha o escritório da frente e as áreas comuns limpas e organizadas executando tarefas como aspirador, pó e organização de móveis.
- Monitore os suprimentos do escritório, solicite -os conforme necessário e verifique se um suprimento adequado está disponível o tempo todo.
- Prepare e envie correspondência e correspondência de saída, incluindo e -mails, faxes e pacotes.
- Receba e classifique correio e entregas de entrada, distribua -as conforme necessário.
- Gerencie e mantenha as salas de conferências, agende -as conforme necessário e verifique se elas estão limpas e prontas para uso.
- Auxiliar em projetos e eventos especiais quando necessário.
- Atualize e mantenha as listas de contatos.
- Execute tarefas básicas de contabilidade e contabilidade quando necessário.
- Crie e mantenha sistemas de arquivamento, eletrônicos e em papel.
- Forneça suporte administrativo à equipe, incluindo entrada de dados, preparando relatórios e apresentações, agendamento de compromissos etc.
Habilidades e qualificações necessárias
- Experiência administrativa demonstrada em um ambiente de front office.
- Excelentes habilidades de comunicação verbal e escrita.
- Fortes habilidades de gerenciamento de tempo e multitarefa.
- Proficiente em Microsoft Office, com a capacidade de aprender novos softwares e sistemas.
- Habilidades interpessoais sólidas.
- Diploma do ensino medio ou equivalente.
Habilidades e qualificações preferidas
- Grau académico.
- Experiência anterior gerenciando um escritório de frente.
- Experiência no desenvolvimento de processos internos e sistemas de arquivamento.
- Lidar com informações confidenciais confortáveis.
- Capacidade de se adaptar às mudanças de situações de maneira calma e profissional.
- Familiaridade com a terminologia médica e procedimentos de cobrança.
