RH enxuto: exemplos, benefícios e por onde começar
As organizações estão exigindo mais dos departamentos de RH para implementar práticas eficazes de RH que contribuam para o sucesso dos negócios.
Para conseguir isso, as organizações podem usar a abordagem Lean HR para aprimorar os processos, o que pode resultar em melhor desempenho e produtividade.
Este artigo explora o que é Lean HR, as vantagens que oferece e como pode ser implementado em sua organização.
O que é metodologia enxuta?
A metodologia Lean é uma abordagem ágil de gerenciamento que se concentra na melhoria dos fluxos de trabalho para criar resultados mais valiosos.
Envolve a eliminação de ações desnecessárias ou redundantes, garantindo a qualidade em todas as etapas e promovendo uma cultura de melhoria contínua por meio do envolvimento das partes interessadas na tomada de decisões.
As origens da teoria enxuta remontam ao desenvolvimento da produção enxuta da Toyota, que enfatiza manter os níveis de estoque baixos e valorizar a contribuição dos funcionários para melhorar os fluxos de trabalho.
A startup enxuta é outro tipo de teoria enxuta que se concentra na promoção de novos produtos e serviços, criando um Produto Mínimo Viável (MVP) e testando-o por meio de uma série de experimentos rápidos.
A metodologia Lean tem sido bem-sucedida em vários setores, incluindo entidades governamentais como o estado de Washington, onde levou a uma entrega de serviços mais rápida, economia de custos e redução da burocracia.
Ao melhorar continuamente seus processos, as organizações podem fazer pequenas mudanças com facilidade e rapidez.
Isso é mais gerenciável e aceitável para os funcionários do que implementar grandes mudanças.
As empresas enxutas são capazes de fazer melhorias significativas para se tornarem mais inovadoras e eficientes.
Elementos da metodologia lean
A ideia fundamental por trás da metodologia lean é identificar e eliminar atividades não lucrativas.
Desperdício é definido como qualquer processo que não contribui para o valor do produto ou serviço final.
Para conseguir isso, o gerenciamento enxuto envolve a revisão de cada estágio do processo de negócios para diferenciar entre valor e desperdício, o que é feito analisando os três componentes a seguir:
- Etapas que são necessárias, mas não agregam valor, como aquelas orientadas por regulamentos, leis ou outros fatores inevitáveis
- Etapas que não oferecem valor e são desnecessárias
- Eliminar etapas que não agregam valor é a maneira mais simples de redesenhar processos e aprimorar o fluxo de trabalho e os resultados.
O que é RH enxuto?
Os funcionários de uma organização são sua principal fonte de valor e é responsabilidade do RH criar um sistema e um ambiente que promova uma força de trabalho ideal para apoiar o desempenho dos negócios.
O Lean HR visa eliminar continuamente a redundância e o desperdício nos processos de RH e na prestação de serviços.
Para isso, os departamentos de RH devem trabalhar com a liderança para promover uma mentalidade enxuta em toda a organização e operar seus serviços da maneira mais eficiente possível, buscando continuamente a melhoria dos processos.
Embora os serviços de RH não gerem necessariamente produtos tangíveis, sua entrega pode ser melhorada para melhor atender às necessidades dos funcionários.
Assim, o desafio é aplicar a metodologia enxuta ao RH para garantir o sucesso a longo prazo.
A gestão de RH Lean avalia o valor de seu ambiente de serviço fazendo perguntas críticas como:
- Cada serviço tem um processo definido e está sendo seguido?
- Existem oportunidades para alterar o processo ou eliminar etapas para aumentar a eficiência?
A abordagem enxuta pode ser aplicada a várias funções de RH, incluindo recrutamento e contratação, integração, remuneração e benefícios e gerenciamento de desempenho.
Por exemplo, no recrutamento e contratação, as organizações podem avaliar se estão usando a abordagem mais direta para selecionar candidatos e garantir novos funcionários.
Na integração, a papelada e as atividades de orientação podem ser simplificadas para permitir que os novos contratados estejam prontos para o trabalho mais cedo.
Em remuneração e benefícios, uma comunicação eficaz pode ajudar a esclarecer os tópicos de recompensa, e os funcionários podem ser mais bem informados sobre seus benefícios e o caminho para obter aumentos salariais e bônus.
Na gestão de desempenho, o processo de estabelecer metas, medir o progresso e avaliar o desempenho pode ser condensado para evitar desperdício de tempo excessivo para gerentes e funcionários.
A abordagem enxuta pode ajudar os profissionais de RH a identificar e eliminar elementos que não agregam valor. Aqui estão oito exemplos:
Inventário – Isso inclui manter arquivos desatualizados de funcionários/candidatos ou dados redundantes. O RH pode eliminar informações expiradas e reduzir a necessidade de cópias impressas.
Aguardando – Isso ocorre quando o trabalho está parado esperando por informações específicas ou outras pessoas. O RH pode padronizar as assinaturas/aprovações necessárias e treinar os funcionários para manter o fluxo de trabalho.
Processamento em excesso – envolve lidar com tarefas ou dados que não agregam valor. O RH pode evitar camadas de aprovação desnecessárias, relatórios e reinserção de dados.
Movimento – Este é o movimento desnecessário de pessoas ou mercadorias. O RH pode economizar tempo colocando equipamentos ergonômicos, arquivos facilmente referenciados e sistemas de suprimentos e mantendo os membros da equipe próximos.
Transporte – Isso inclui processos que envolvem viajar por muitas conexões. O RH pode simplificar o encaminhamento de relatórios, reduzir os anexos de e-mail e omitir a distribuição de cópias impressas.
Talento – Refere-se à subutilização das habilidades dos funcionários. O RH pode capacitar os funcionários a realizar mais, fornecendo-lhes ferramentas e treinamento adequados e autorizando-os a implementar melhorias de processo dentro do escopo de suas responsabilidades.
Um dos elementos que não agregam valor que os profissionais de RH podem identificar e eliminar usando a abordagem enxuta são os defeitos.
São erros no processo ou resultados negativos que requerem reavaliação e revisão.
Exemplos de defeitos podem incluir o uso de procedimentos de trabalho não padronizados que levam a erros de entrada de dados ou práticas de contratação defeituosas, resultando em altas taxas de rotatividade.
Outro elemento que não agrega valor é a superprodução.
Isso ocorre quando a informação é gerada, mas não é necessária ou usada, ou quando um suprimento excessivo de algo é fornecido antes de ser necessário.
Ao avaliar o uso e o valor de todas as informações e relatórios, estabelecendo sequências de fluxo de trabalho e estabelecendo padrões e sinalizações para cada processo, o RH pode identificar e eliminar esse tipo de desperdício.
Quais são os benefícios do RH enxuto?
A implementação de uma abordagem de RH enxuta oferece às organizações inúmeros benefícios, como simplificar processos para todas as partes interessadas e promover a melhoria contínua.
A metodologia permite a identificação de gargalos, que podem ser removidos por meio do redesenho de procedimentos, resultando em diversas vantagens, entre elas:
Redução de custos – A eliminação de desperdícios leva à redução de despesas, maximizando os lucros.
Qualidade aprimorada – Uma abordagem de atenção aos detalhes otimiza o fluxo de trabalho e minimiza os erros.
Cultura de crescimento – O foco na melhoria contínua promove um ambiente aberto ao progresso e enfatiza a agregação de valor ao trabalho.
Experiência aprimorada do funcionário – À medida que os processos são refinados, o trabalho pode se tornar mais agradável para os funcionários, e uma abordagem enxuta que incentiva a comunicação aberta e sugestões pode transformar a frustração em uma oportunidade de soluções, criando um ambiente de trabalho motivador e satisfatório que promove o potencial do funcionário.
Implementando o RH enxuto em sua organização
Como implementar um modelo de RH enxuto em sua organização? Aqui estão três passos a seguir:
Identifique os principais processos de RH:
Determine quais processos de RH se beneficiariam mais com a aplicação da metodologia enxuta. Isso pode incluir recrutamento, treinamento e desenvolvimento, integração e gerenciamento de desempenho.
Aplique um modelo de solução de problemas:
Siga um plano estruturado para executar os princípios enxutos. Dois métodos comuns são o ciclo PDSA e o DMAIC.
O ciclo PDSA envolve quatro etapas: Planejar, Fazer, Estudar e Agir. Na etapa Planejar, identifique o problema, estabeleça metas, defina critérios de sucesso, monte uma equipe e desenvolva um plano de ação.
No estágio Do, comece a implementar o plano de ação, colete dados e documente observações e problemas. Na etapa de Estudo, reflita sobre os dados coletados, avalie a eficácia do plano, identifique gargalos e encontre formas de eliminá-los.
No estágio Act, conclua se o plano funcionou, padronize o novo processo e considere expandi-lo ou retorne ao primeiro estágio para fazer ajustes.
DMAIC é um processo de cinco estágios que envolve Definir, Medir, Analisar, Melhorar e Controlar. No estágio Definir, defina o problema, os clientes e suas expectativas.
Na etapa Medir, colete dados relevantes para mostrar como está o funcionamento do processo e identificar defeitos. No estágio Analisar, detecte disparidades entre o desempenho atual e a meta, identifique as causas dos problemas e procure oportunidades de melhoria.
No estágio Melhorar, explore maneiras de reconfigurar o processo, teste e implemente um plano para a solução. Na etapa de Controle, documente a solução e estabeleça um sistema para monitorar e manter o processo em andamento.
Melhorar continuamente:
A implementação de um modelo de RH enxuto é um processo contínuo. Incentive os funcionários a contribuir com suas ideias para melhorar os processos e forneça treinamento regular para reforçar os princípios enxutos.
Considere contratar um consultor de RH enxuto
Para tornar as iniciativas enxutas desafiadoras em seu departamento, considere a contratação de um consultor de RH enxuto para supervisionar ou auxiliar no esforço.
Ao fazer isso, o consultor pode orientar a transformação da função de RH de sua organização em direção a uma abordagem enxuta e ajudar sua equipe de RH a desenvolver as competências necessárias para navegar nesse ambiente.
A introdução de uma abordagem de RH enxuta pode ajudar sua organização a agregar valor no mercado competitivo atual. Embora exija comprometimento, tempo e recursos, simplificar e otimizar os principais processos de RH é um esforço que vale a pena.
Além disso, o RH pode servir de exemplo para toda a organização, mesmo que a alta administração ainda não tenha adotado os princípios enxutos.
