O que exatamente é o planejamento de cenários para os departamentos de recursos humanos?
O planejamento por cenários é uma abordagem amplamente utilizada no planejamento estratégico. Ele ganhou popularidade na década de 1960, quando empresas como a Shell começaram a usá-lo para navegar pelas mudanças na produção e fabricação de petróleo.
O planejamento de cenários envolve a compreensão de fatores externos que podem impactar um negócio, usando dados para criar possíveis cenários futuros, identificando opções estratégicas para cada cenário e desenvolvendo um plano de resposta organizacional.
É importante observar que planejamento de cenário não é o mesmo que previsão. Enquanto a previsão visa prever o futuro, o planejamento de cenários cria uma narrativa que abre possibilidades de mudança.
Como profissional de RH, entender os fundamentos do planejamento de cenários é crucial para contribuir com o processo a partir da perspectiva das pessoas e aplicá-lo ao planejamento de RH.
O RH tem um papel significativo no gerenciamento da equipe de cenário e em incentivá-la a romper com seus padrões de pensamento atuais durante o processo de planejamento do cenário.
Quais são as vantagens do planejamento de cenários?
O planejamento de cenários tem inúmeros benefícios para uma organização, incluindo:
Incentivar a não conformidade e expandir o pensamento atual
O planejamento de cenários ajuda as organizações a evitar ficarem presas em uma linha de pensamento e, em vez disso, as encoraja a ampliar suas perspectivas. Isso é especialmente importante, dada a natureza em rápida mudança do mundo. Ao evitar o pensamento de grupo e encorajar diversas perspectivas, as organizações podem expandir seu pensamento e evitar a conformidade de ideias.
Por exemplo, durante a pandemia de COVID-19, um CHRO teve que ajudar sua equipe executiva a repensar os processos de negócios que estavam em vigor há décadas. Ao fazer perguntas difíceis e desafiar o status quo, ele conseguiu ampliar o pensamento da equipe e estimular novas ideias.
Preparando-se para a mudança considerando vários cenários
O planejamento de cenários ajuda as organizações a criar uma capacidade de mudança, considerando diferentes cenários e preparando-se para eles. Ao explorar diferentes possibilidades, as organizações podem antecipar respostas a eventos potenciais antes que eles aconteçam, permitindo-lhes lidar proativamente com a ambiguidade quando ela surgir.
Por exemplo, o RH pode usar o planejamento de cenários para antecipar necessidades e programas de desenvolvimento com base em diferentes modelos de competência. Isso ajuda a garantir que a organização tenha acesso às estratégias certas de desenvolvimento de habilidades quando os cenários se tornarem realidade.
Como o planejamento de cenários pode reduzir o risco aumentando a conscientização sobre ameaças potenciais
Outro benefício do planejamento de cenários é sua capacidade de ajudar as organizações a identificar riscos potenciais e estabelecer mecanismos proativos para monitoramento e mitigação de riscos. Ao criar uma estrutura de sinalizadores externos, o planejamento de cenários permite que as organizações monitorem ativamente o ambiente e identifiquem quando cenários específicos podem se tornar realidade, permitindo mitigar riscos potenciais.
Por exemplo, um CHRO pode identificar mudanças na legislação trabalhista em relação a empresas de terceirização como um possível sinalizador que representa um risco para a futura estratégia de talentos da organização. Essa identificação precoce de ameaças potenciais pode permitir que a organização ajuste suas estratégias e planos de acordo.
No entanto, uma crítica ao planejamento de cenários é que ele pode ser muito teórico e pode não ser valorizado pelas equipes de liderança. Para combater isso, é necessário um processo bem estruturado para gerar valor.
O processo de planejamento de cenários
O processo de planejamento de cenários pode variar dependendo do método utilizado e das necessidades da organização. No entanto, uma abordagem geral envolve as seguintes etapas:
Passo 1: Explorar tendências externas
Nesta etapa, as organizações coletam dados externos para identificar tendências macro que podem impactar os negócios. Isso envolve examinar as tendências atuais do mercado e usar os dados disponíveis para determinar a relevância dessas tendências. É essencial observar que esta etapa não visa criar novas tendências, mas sim identificar as tendências existentes e avaliar seu impacto potencial na organização.
Por exemplo, um varejista de fraldas para bebês no Japão e na Alemanha pode explorar as tendências relacionadas ao envelhecimento da população e à diminuição do crescimento populacional. Isso pode levar a uma decisão de diversificar o desenvolvimento de produtos para produtos de cuidados domiciliares para adultos para mitigar o risco de retornos decrescentes no mercado de recém-nascidos.
Passo 2: Definir Prazo e Escopo
A maioria dos processos de planejamento de cenários usa um horizonte de tempo para criar cenários abrangentes e focados em um período de médio a longo prazo, geralmente variando de 5 a 20 anos ou mais, dependendo do negócio e do setor.
As organizações novas no processo devem começar com um cronograma mais curto para evitar a criação de cenários excessivamente teóricos. Nesta etapa, a organização define o escopo do processo de planejamento do cenário estabelecendo limites. Isso envolve identificar:
- A questão que os cenários procuram responder
- O que está fora do escopo dos cenários
- As suposições feitas ao criar cenários
Por exemplo, uma organização de saúde pode explorar cenários relacionados à privatização do sistema de saúde. Eles se concentrariam em diferentes graus de privatização e como isso poderia impactar suas operações, enquanto excluíam cenários políticos fora de seu controle. Os cenários devem encontrar um equilíbrio entre serem específicos o suficiente para informar respostas concretas e amplos o suficiente para encorajar novos pensamentos.
Etapa 3: criar cenários
Nesta etapa, uma equipe multifuncional desenvolve de três a cinco cenários com vários graus de probabilidade. É crucial basear esses cenários em dados que permitam aos participantes tomar decisões informadas sobre futuros potenciais.
As organizações devem ter como objetivo construir pelo menos um cenário de pior caso, um cenário de melhor caso e um cenário alternativo provável. É essencial esclarecer as diferenças dentro de cada cenário e garantir que elas não sejam mutuamente exclusivas.
Por exemplo, vamos considerar um varejista de supermercado nacional que usou o planejamento de cenários para entender o impacto das compras on-line em seus negócios. Eles desenvolveram os seguintes cenários em resposta à tendência dos varejistas de entrar no mercado online:
Pior cenário: os varejistas on-line assumem o controle do mercado de supermercados e as lojas físicas se tornam desnecessárias. Os consumidores preferem comprar mantimentos online e estão dispostos a pagar mais pela entrega. Concorrentes fortes com tecnologia avançada dominam o mercado e possuem uma rede de distribuição mais extensa para atender a demanda.
Melhor cenário: as compras online ganham alguma força no mercado de supermercados, mas ainda há necessidade de uma forte presença física nas lojas de todo o país. O varejista faz parceria com fornecedores terceirizados para atender à demanda dos consumidores online e usar suas lojas locais como depósitos que alavancam sua rede logística existente.
Cenário alternativo provável: as compras online tornam-se uma parte crítica do negócio e complementam a pegada física da loja. Ao oferecer opções online, o varejista pode expandir seu mercado para cidades menores onde antes não fazia sentido ter uma loja física, permitindo entregas e pedidos durante a semana.
Após a criação e validação dos cenários, o próximo passo é determinar as escolhas estratégicas disponíveis para a organização responder a cada cenário. Por exemplo, no caso do varejista de alimentos, a organização deve tomar decisões sobre como responder a cenários relacionados ao impacto do comércio eletrônico em seus negócios. Eles precisam identificar e esclarecer a resposta desejada para os possíveis cenários que podem enfrentar, como:
- Devemos competir no mercado de comércio eletrônico?
- A diversificação de produtos ajudará a reter os clientes atuais e atrair novos?
- Devemos investir na construção de nossa própria capacidade de comércio eletrônico?
- Devemos fazer parceria com outras empresas para estender nosso serviço de distribuição de entrega?
- Podemos competir com novos players no mercado baixando nossos preços?
Uma vez desenvolvida uma lista de escolhas estratégicas, elas devem ser agrupadas em temas, como “Preços”, “Capacidade e habilidade”, “Logística” e “Parcerias”. A organização pode então definir uma resposta estratégica desejada para cada uma dessas categorias que se alinhe com os cenários que podem enfrentar.
Por exemplo, na melhor das hipóteses, o varejista de alimentos pode optar por:
- Invista na construção de uma plataforma online robusta com interfaces amigáveis para melhorar a experiência do cliente.
- Diversificar suas ofertas de produtos para incluir itens orgânicos e especiais que atendam às necessidades de uma base diversificada de clientes.
- Aproveite as localizações das lojas existentes para criar “lojas obscuras” que podem servir como centros de distribuição locais para pedidos online.
- Faça parceria com provedores de logística estabelecidos para expandir seus recursos de entrega.
- Investir no treinamento e desenvolvimento da equipe para garantir que eles tenham as habilidades e os conhecimentos necessários para se adaptar às mudanças nas necessidades dos clientes.
Etapa 4: Escolhas de cenários
Na etapa quatro, a equipe deve determinar as escolhas estratégicas que se alinham com os cenários que criaram. Essas escolhas oferecerão respostas diferentes com base nas suposições feitas para cada cenário. Por exemplo, o varejista de supermercado em nosso estudo de caso precisa decidir sobre cinco opções estratégicas, incluindo competir no mercado de comércio eletrônico e investir em um recurso de comércio eletrônico online.
Uma vez identificadas as escolhas estratégicas, a equipe deve agrupá-las em categorias como preços, logística, parcerias e capacidade e habilidade. Para cada categoria, a organização deve definir uma resposta estratégica desejada que corresponda ao cenário.
Por exemplo, na melhor das hipóteses, o varejista de alimentos poderia optar por reduzir novos investimentos imobiliários, investir em capacidades logísticas adicionais, reformular preços, expandir as ofertas de produtos na loja, construir plataformas de consumo para entrega online e criar uma plataforma digital interna. e hub de habilidades de codificação.
A equipe deve avaliar as opções disponíveis para cada categoria e determinar seu impacto e resposta. Por exemplo, se o varejista de alimentos decidir alterar seu investimento imobiliário, ele deve considerar os requisitos de financiamento e infraestrutura e as implicações para seus aluguéis e contratos atuais.
Embora seja essencial explorar os principais impactos de cada cenário, a equipe deve priorizar e explorar apenas as opções de alta prioridade. Se um cenário se tornar mais provável no futuro, a equipe pode considerar uma exploração mais profundan.
O estágio final do processo de planejamento de cenários envolve a criação de sinalizadores externos e gatilhos internos para monitorar a probabilidade dos cenários projetados. Sinalizadores externos são eventos específicos que indicam que a probabilidade de um cenário ocorrer está aumentando ou diminuindo, enquanto os gatilhos internos ditam uma resposta a um sinalizador que ajuda a organização a se preparar e mudar sistematicamente em direção à resposta projetada.
Por exemplo, em um processo de planejamento de cenário de supermercado, um sinalizador pode ser o financiamento de novos parceiros de entrega, o que pode fazer com que os clientes regulares mudem para essas opções. Esse evento sugere que o pior cenário está se tornando mais provável. O varejista de alimentos poderia responder mudando as estratégias de preços para fazer os novos players parecerem caros, indicando que é hora de colocar essa estratégia em ação.
Envolver o RH na equipe do cenário principal é benéfico porque contribui para a construção de cenários que permitem a mudança e a cultura organizacional, ajuda os líderes a entender seu papel na criação de capacidade de mudança e identifica riscos pessoais que podem não ser evidentes no processo inicial de construção do cenário. No entanto, a capacidade de contribuição do profissional de RH depende de sua perspicácia nos negócios, credibilidade com as partes interessadas e conhecimento do papel do RH no gerenciamento de diferentes cenários.
No geral, o planejamento de cenários é uma ferramenta essencial para os profissionais de RH prepararem os líderes e a organização para navegar na incerteza do emergente mundo do trabalho. Ao incluir o planejamento da força de trabalho com base em habilidades, identificar as intervenções de RH relevantes e introduzir o planejamento com base em cenários no RH, os profissionais de RH podem impulsionar o sucesso do planejamento de cenários.
