Como tornar um programa de Job Shadowing um sucesso em sua organização
Alcançar desenvolvimento e aprimoramento constantes requer aprendizado contínuo. O job shadowing destaca-se como uma técnica eficiente para o aprendizado no trabalho. Ao introduzir um programa de job shadowing, as empresas podem elevar o conjunto de habilidades de seus funcionários, aprimorar suas operações e promover a inovação. Portanto, o que é job shadowing e quais medidas sua organização pode tomar para estabelecer uma iniciativa impactante de job shadowing para sua equipe?
O que é job shadowing?
Job shadowing refere-se a um método de aprendizado no trabalho que permite que os funcionários interessados observem de perto e, em alguns casos, desempenhem as funções de outro funcionário em uma determinada função. Embora o job shadowing seja comumente associado a estagiários ou estudantes que exploram opções de carreira, também é uma maneira eficaz de os funcionários adquirirem novas habilidades ou explorarem caminhos alternativos de carreira.
Normalmente, o job shadowing ocorre dentro de um determinado departamento, como marketing ou TI, com o objetivo de permitir que os funcionários adquiram novas habilidades ou compreendam melhor as diferentes partes da organização. No entanto, o job shadowing multifuncional está se tornando cada vez mais popular como um meio de aumentar a compreensão dos funcionários sobre como a organização opera como um todo.
Além de oferecer oportunidades de desenvolvimento profissional, o job shadowing também pode servir como um caminho para os funcionários buscarem novas carreiras dentro da mesma organização. Por exemplo, um funcionário com experiência em recrutamento e grande interesse em finanças pode ser capaz de fazer a transição para uma função financeira por meio do acompanhamento do trabalho.
Como implementar um programa de job shadowing
Para garantir o sucesso, um programa de job shadowing deve atender a vários requisitos importantes:
Em primeiro lugar, deve estar alinhado com a estratégia da organização, uma vez que o tempo que um funcionário passa fora do trabalho tem uma implicação de custo. Portanto, uma estratégia sólida deve apoiar qualquer iniciativa de job shadowing.
Em segundo lugar, deve atender às necessidades da organização. Um programa de job shadowing é uma maneira ideal de abordar quaisquer lacunas de habilidades dentro da organização sem incorrer em custos adicionais associados ao recrutamento externo.
Finalmente, deve enriquecer os funcionários. Para que um programa de job shadowing seja bem-sucedido, os funcionários devem adquirir novas habilidades, competências e experiências que os ajudarão a progredir em suas carreiras.
A facilitação do programa de job shadowing está sob a jurisdição do departamento de Recursos Humanos ou L&D. Eles são responsáveis por estabelecer um processo claro para o programa, encorajar a participação de funcionários e gerentes e acompanhar o impacto do programa.
Os benefícios de estabelecer um programa de job shadowing
Estabelecer um programa de job shadowing pode beneficiar funcionários e empregadores de várias maneiras:
Em primeiro lugar, os funcionários obtêm informações valiosas sobre como sua equipe e a organização operam ao observar as responsabilidades dos membros da equipe em primeira mão.
Em segundo lugar, o programa permite o treinamento cruzado, permitindo que os funcionários aprendam novas habilidades e as organizações ganhem mais flexibilidade.
Em terceiro lugar, facilita o compartilhamento de conhecimento e experiência, proporcionando uma oportunidade para que os indivíduos que estão sendo acompanhados pratiquem suas habilidades de mentor e reflitam sobre seu trabalho.
Em quarto lugar, o programa promove a mobilidade interna, permitindo que os funcionários explorem possíveis caminhos de carreira dentro da organização.
Em quinto lugar, ajuda a preparar futuros líderes, fornecendo conhecimento valioso e contatos profissionais dentro da organização.
Em sexto lugar, pode melhorar a produtividade, pois novos funcionários aprendem com colegas experientes e se tornam produtivos mais rapidamente.
Em sétimo lugar, apóia as iniciativas DEIB (Diversidade, Equidade, Inclusão e Pertencimento), envolvendo e desenvolvendo funcionários de diversos grupos demográficos e retendo-os por mais tempo.
Por fim, o programa é um método de desenvolvimento de funcionários de baixo custo que não precisa incorrer em despesas significativas depois de implantado, pois o programa pode ser conduzido internamente.
Limitações
Estabelecer um programa de job shadowing para funcionários traz limitações que devem ser consideradas:
Em primeiro lugar, pode haver quedas temporárias de produtividade, pois os funcionários não estão focados apenas em seu trabalho principal enquanto estão acompanhando ou sendo observados. No entanto, os benefícios de adquirir novas habilidades e conhecimentos superam essas quedas temporárias na produtividade a longo prazo.
Em segundo lugar, organizar um programa de job shadowing pode ser um desafio, pois os horários de várias pessoas precisam se alinhar, dificultando o gerenciamento da logística.
Como funciona o job shadowing?
Para introduzir efetivamente o job shadowing em seu local de trabalho, é importante estabelecer um programa deliberado com acordos, compreensão e objetivos claros. Para garantir uma implementação próspera do job shadowing, você deve se concentrar em três aspectos: partes importantes envolvidas, o procedimento em si e a forma de job shadowing.
- Principais partes interessadas
O observador – O observador, que é o funcionário que está sendo treinado, pode ter iniciado o arranjo de job shadowing ou pode ser solicitado a participar de um programa que inclua acompanhamento de trabalho.
O host – O anfitrião, que é o funcionário acompanhado, concordou em ser observado e é responsável por demonstrar diferentes aspectos de seu trabalho, incluindo atividades-chave e oportunidades de aprendizado.
Os gerentes de linha – Os gerentes de linha desempenham um papel crítico em facilitar a oportunidade de acompanhamento do trabalho. Eles precisam concordar em permitir que o observador e o anfitrião participem, com o gerente de linha receptor sendo responsável por garantir que o aprendizado efetivo ocorra. Os gerentes de linha devem colaborar para avaliar a eficácia do programa, identificar áreas de melhoria e definir objetivos claros antes do início do acompanhamento do trabalho.
- O processo
Para garantir que o programa de job shadowing seja consistente e bem-sucedido, é importante ter um procedimento claro em vigor.
Discussão entre gerente e sombra – O gerente e o funcionário discutem as possibilidades e razões para sombra de trabalho.
Contatar gerente de linha e sombra – O funcionário envia uma solicitação ao gerente de linha, incluindo detalhes de alto nível, como motivo, duração e objetivos. O RH também pode ser incluído no processo.
Solicitar revisão – Todas as partes interessadas revisam e aceitam, ajustam ou rejeitam a solicitação.
Acordo de cronograma – Todas as partes interessadas concordam com o cronograma e a frequência da oportunidade de sombra de trabalho, dependendo da complexidade e necessidade.
Criação do plano de ação – Todas as partes criam um plano de ação que descreve as tarefas envolvidas e o tipo de acompanhamento do trabalho.
Envolvimento da equipe – A sombra informa as equipes envolvidas e organiza reuniões e indução na equipe.
O acompanhamento do trabalho começa – O acompanhamento do trabalho começa com um programa de integração, conforme necessário. Check-ins semanais são estabelecidos para monitorar o progresso.
Feedback – Com base nos objetivos definidos no início, é importante refletir sobre o sucesso do processo usando o feedback 360 graus.
- Os tipos de job shadowing
Ao implementar um programa de job shadowing, é essencial determinar o tipo de job shadowing que ocorrerá. Geralmente, existem três tipos:
Observação:
A sombra apenas observa o que o trabalho envolve. Esse tipo de sombreamento é útil para fins exploratórios para entender um trabalho específico. A sombra deve fazer perguntas para entender completamente as complexidades do trabalho.
Informativos regulares:
Esse tipo de sombreamento envolve a demonstração de tarefas de rotina em um cronograma pré-determinado. O cronograma deve ser acordado por ambas as partes para garantir um processo tranquilo. Por exemplo, o job shadowing pode ocorrer uma ou duas vezes por semana durante duas horas durante um período de quatro semanas, com foco em tarefas específicas.
Hands:
Nesse tipo de job shadow, a sombra executa ativamente tarefas de trabalho atribuídas pelo host de job shadow. Essa abordagem permite aprendizado no trabalho, avaliação de desempenho e feedback. É o tipo de sombreamento mais complicado, exigindo planejamento e preparação extensivos.
Como iniciar um programa de job shadowing
Iniciar um programa de job shadowing no local de trabalho envolve a criação de uma estrutura e o estabelecimento de metas para o programa. As seguintes dicas podem ser úteis:
Estabeleça as metas do programa – determine os objetivos que deseja alcançar por meio do programa de acompanhamento de trabalho, como melhorar os processos de integração, permitir a mobilidade na carreira ou o treinamento cruzado e decidir como medir seu sucesso.
Crie diretrizes de sombra de trabalho – Desenvolva um conjunto claro de diretrizes descrevendo quem pode participar como sombra ou anfitrião, os prazos envolvidos e as aprovações necessárias. É importante abordar os possíveis desafios que possam surgir e fornecer soluções.
Considere o acompanhamento virtual do trabalho – No caso de configurações de trabalho remotas ou híbridas, explore o potencial do acompanhamento virtual do trabalho, que pode ajudar os funcionários a aprender com outras equipes ou departamentos sem interação física.
Educar as partes relevantes sobre as vantagens e possibilidades – É essencial educar as principais partes interessadas envolvidas no programa de job shadowing, incluindo funcionários, anfitriões em potencial e gerentes de linha, sobre os benefícios do programa. Para divulgar a mensagem, você pode criar um documento destacando as vantagens do programa, como participar e algumas perguntas frequentes. Além disso, organizar uma reunião com os gerentes pode fornecer informações sobre como seus funcionários e eles podem se beneficiar disso.
Integre o acompanhamento do trabalho à orientação de novos funcionários – A integração do acompanhamento do trabalho à orientação de novos funcionários pode ajudá-los a se envolver mais desde o início, promover relacionamentos e tornar-se produtivos mais rapidamente.
Ajude os participantes a se prepararem para a experiência de job shadowing – Para ajudar a reduzir o estresse e ajudar os participantes a aproveitar ao máximo o programa, você pode enviar um e-mail com conselhos sobre como construir um relacionamento com um colega sênior, fazer perguntas, fazer anotações e agradeça ao anfitrião por seu tempo.
Colete feedback e faça ajustes – Obter feedback dos hosts e dos shadows por meio de pesquisas ou entrevistas pode fornecer insights sobre como melhorar o programa, gerar novos conceitos de job shadowing e aumentar sua eficácia.
Planeje para depois do programa – Quais são as oportunidades de desenvolvimento em potencial disponíveis para os participantes do programa após a experiência de acompanhamento de trabalho? Eles podem se tornar anfitriões? Oferecer aos funcionários opções para aprendizado e desenvolvimento contínuos pode garantir a eficácia e a continuidade do programa.
Conclusão
Concluindo, um programa de job shadowing bem executado pode oferecer inúmeras vantagens tanto para sua força de trabalho quanto para sua empresa. É crucial lembrar continuamente seus funcionários sobre esses benefícios e mantê-los informados sobre novas oportunidades. Dessa forma, você pode insp
ire-os a assumir o controle de seu aprendizado e desenvolvimento.
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