Como Montar um Departamento de RH: Um Manual Prático
Um guia intitulado “Um manual prático para estabelecer um departamento de RH” enfatiza a influência significativa de ter um departamento de RH bem estruturado no sucesso geral de uma organização. Para aqueles que ainda não criaram um departamento de RH ou estão operando com funções mínimas de RH, este manual fornece orientação sobre como criar um novo departamento de RH desde o início.
Além de garantir a conformidade, um departamento de RH também desempenha um papel crucial em manter os funcionários motivados e produtivos. O manual descreve as etapas necessárias para estabelecer um departamento de RH eficaz.
Explore o estado do RH em sua organização
Para começar a construir seu departamento de RH, é importante avaliar as práticas e procedimentos de RH existentes em sua organização. Isso envolve a revisão do processo de recrutamento, políticas, gerenciamento de desempenho e ferramentas que foram implementadas pelos fundadores ou gerentes. Usando um gráfico de roda, você pode avaliar o estado atual do seu departamento de RH classificando cada função-chave em uma escala de 0 (inexistente) a 10 (totalmente estabelecido e funcionando bem).
Essa avaliação o ajudará a determinar se você precisa iniciar, desenvolver ou manter processos específicos de RH. Além disso, você deve considerar as seguintes questões para entender melhor sua estrutura de RH atual:
Para construir efetivamente seu departamento de RH, é importante avaliar as ferramentas atualmente em vigor e determinar se elas precisam ser atualizadas ou desenvolvidas. Além disso, você deve avaliar o papel da gerência de linha e se eles têm responsabilidades de RH, bem como sua abordagem atual para a gestão de talentos.
Também é essencial revisar as políticas da organização, incluindo políticas básicas de emprego e quaisquer prioridades políticas urgentes. Ao compreender o estado atual das práticas de RH e identificar as necessidades mais prementes, você pode estabelecer uma base sólida para o seu departamento de RH.
A inscrição em um Programa de Certificação Generalista de RH pode fornecer a você o conhecimento e as habilidades necessárias para criar um departamento de RH do zero, além de ajudá-lo a evitar armadilhas comuns associadas ao estabelecimento de uma função de RH em uma organização.
Organize os registros dos funcionários e estabeleça um processo de manutenção de registros
Como o RH é responsável por gerenciar o ciclo de vida do funcionário, é crucial organizar os registros dos funcionários e estabelecer um processo de manutenção de registros. Isso envolve a criação de documentos legalmente necessários e que ajudarão no desenvolvimento de planos de desenvolvimento pessoal a longo prazo.
Cada funcionário deve ter um arquivo pessoal, que pode ser gerenciado tradicionalmente em papel ou por meio de sistemas digitais. Documentos essenciais a serem guardados incluem materiais de recrutamento, formulários de elegibilidade de emprego, documentação de folha de pagamento, registros de desempenho de funcionários, registros de rescisão, registros de treinamento e documentos de procedimentos disciplinares.
Embora alguns desses documentos já existam de maneira desorganizada ou informal, é importante coletar o máximo de informações possível dos gerentes de linha e líderes dentro da organização. Essas informações podem servir como ponto de partida para a construção de um sistema de registros de RH.
Para cada categoria mencionada acima, crie uma pasta para cada funcionário e comece a rastrear seus registros. É importante trabalhar com o departamento de TI para desenvolver uma forma segura de armazenar esses documentos eletronicamente.
Ao estabelecer um processo claro de manutenção de registros, você pode gerenciar com eficiência o ciclo de vida do funcionário e garantir a conformidade com os regulamentos legais.
Comece a formalizar as políticas
A terceira etapa envolve a formalização das políticas da sua organização. Você pode não ter nenhuma política escrita ou talvez tenha algumas informações básicas em vigor. Você pode começar priorizando as políticas mais críticas e escrevê-las.
Exemplos de políticas que precisam ser desenvolvidas incluem frequência, horas de trabalho, contratação, gerenciamento de desempenho, horas extras, rescisão, políticas de licença, políticas anti-assédio e não discriminação, conduta do funcionário, políticas de mídia social, políticas de confidencialidade, liberdade condicional, divulgação de interesses comerciais, políticas de saúde e segurança e políticas de drogas e álcool.
Ao trabalhar no desenvolvimento de políticas, você pode descobrir que algumas políticas andam juntas e podem ser combinadas em uma só. É essencial garantir que cada política seja fácil de entender e acessível a todos os funcionários. Certifique-se de que todos os funcionários recebam uma cópia da política e torne-a facilmente acessível no site da intranet da sua organização.
Estabelecer as bases dos processos de recrutamento e integração
Estabelecer um processo sólido de recrutamento e integração é crucial para qualquer departamento de RH. Para construir um processo de recrutamento bem-sucedido, você precisa determinar quem estará envolvido, quais modelos serão usados, quais perguntas serão feitas e quais documentos serão coletados em cada etapa. Além disso, seu processo de integração deve ser dividido em cinco etapas: pré-embarque, orientação, primeira semana, primeiros 90 dias e final do primeiro ano.
Para garantir uma experiência de integração tranquila para novos contratados, você pode usar uma lista de verificação abrangente que cobre cada uma dessas etapas.
Esta lista de verificação deve ser usada para orientar seus esforços na coleta de documentos e informações importantes, realização de sessões de orientação e monitoramento do progresso do funcionário durante o primeiro ano no cargo. Ao seguir essas etapas, você pode estabelecer uma base sólida para seus processos de recrutamento e integração, garantindo o sucesso de seu departamento de RH.
Documente sua remuneração e benefícios oferecidos
Registre a remuneração e os benefícios que você oferece e organize-os em categorias. Comece com os componentes essenciais exigidos por lei, como salários, poupança para aposentadoria, folga remunerada e seguro saúde.
Depois de tê-los, você pode expandir suas ofertas para incluir bônus de desempenho, participação nos lucros, opções de ações, seguro complementar, reembolso de viagens, uniformes e bônus de realocação. Além disso, você pode criar um pacote de recompensas total que inclua benefícios não monetários, como desenvolvimento de carreira, acordos de trabalho flexíveis, descontos corporativos e programas de reconhecimento de funcionários.
Depois de estabelecer esses princípios básicos, considere adicionar vantagens adicionais, como suporte de bem-estar, creche interna e refeições gratuitas. Conhecer os diferentes tipos de remuneração ajudará você a criar pacotes de remuneração atraentes.
Revise a tecnologia e os sistemas que você já possui e considere o que ainda precisa
Avalie a tecnologia e os sistemas atualmente em uso e avalie quais adicionais são necessários. É possível que você já tenha algumas ferramentas, como Slack e software de gerenciamento de projetos, além de planilhas. Como você está começando do zero, esta é uma chance de estabelecer um processo simplificado e direto sem ser prejudicado por sistemas de RH desatualizados. É crucial ter os seguintes sistemas principais implementados:
- Folha de pagamento
- Gestão da força de trabalho (folgas, assiduidade, horários)
- HRIS – Isso inclui informações do funcionário e toda a documentação essencial de RH
- Sistema de rastreamento de candidatos – usado para todas as suas práticas de contratação e recrutamento
- Aprendendo e desenvolvendo
- Gestão de desempenho
Comece priorizando os sistemas necessários para conformidade legal e, em seguida, considere aqueles que podem melhorar sua organização. Por exemplo, investir em um sistema avançado de dados e análises de RH pode não ser necessário se sua organização tiver apenas 20 funcionários. No entanto, você também deve considerar o longo prazo e obter tecnologia que possa ser dimensionada à medida que sua organização cresce.
Verifique as diretrizes de conformidade
É crucial para o RH garantir que sua organização cumpra as leis e regulamentos trabalhistas. Para começar, revise as diretrizes de conformidade do seu país para todas as políticas listadas em “Iniciar a formalização de políticas”. Você pode usar o ciclo de auditoria de RH para determinar se suas políticas atendem às diretrizes mínimas de conformidade.
Além disso, é importante considerar todas as leis e regulamentos locais, principalmente se seus funcionários trabalharem em outro estado ou país ou se houver leis específicas do setor.
Crie um manual do funcionário
Crie um manual do funcionário que inclua as políticas essenciais e compartilhe-o com seus funcionários. Além disso, inclua os valores da sua organização, declaração de missão, visão e informações básicas. Modelos ou ferramentas online, como o Handbooks.io, podem ajudar na criação de um manual.
Estabeleça as bases de um plano de aprendizado e desenvolvimento
Um papel crucial de um departamento de RH é ajudar os funcionários a adquirir novas habilidades e avançar em suas carreiras. Portanto, é essencial começar a construir um plano de aprendizado e desenvolvimento desde o início.
Primeiro, defina as metas e os objetivos de sua estrutura de aprendizado e desenvolvimento. Em seguida, identifique as competências e habilidades necessárias para atingir esses objetivos. Realize uma análise de lacunas de habilidades para entender quais habilidades sua organização possui atualmente e o que está faltando.
Em seguida, tenha conversas individuais com todos os funcionários ou deixe que os gerentes de linha as conduzam. Isso fornecerá insights sobre as aspirações dos funcionários e suas trajetórias de carreira, que servirão de base para planos de desenvolvimento individual.
Com base na análise de lacunas e nas necessidades dos funcionários, desenvolva uma biblioteca de materiais e cursos de treinamento. Os gerentes de linha podem oferecer esses recursos aos funcionários ou os funcionários podem procurá-los. Inclua qualquer material obrigatório de treinamento de conformidade que cada funcionário deve concluir.
Finalmente, ajude cada funcionário a desenvolver seu próprio plano de desenvolvimento pessoal. Forneça a eles os recursos necessários, como mentores, treinadores e modelos. Registre e acompanhe seu progresso ao longo do tempo.
Crie um plano de RH
Para gerenciar com eficiência seu departamento de RH, é importante criar um plano de RH. Este plano ajudará você a priorizar tarefas e alocar recursos com base nas necessidades da organização. Por exemplo, se sua organização está crescendo rapidamente, sua prioridade será estabelecer um processo sólido de recrutamento e integração. Identificar suas necessidades e plotá-las em uma linha do tempo ajudará você a conseguir isso.
Ao construir sua equipe de RH, é crucial contratar as pessoas certas para o trabalho certo. Considere as prioridades de sua organização e as áreas em que você precisa de mais ajuda. Você pode precisar de um recrutador se estiver crescendo rapidamente ou de um assistente/administrador de RH para liberar tempo para tarefas estratégicas. Você também pode procurar internamente por funcionários que possam assumir algumas das responsabilidades de RH ou estejam interessados em seguir nessa direção. Além disso, vocêpode considerar a contratação de um funcionário de RH que possa desempenhar várias funções, dependendo das necessidades de sua organização.
Conclusão
Estabelecer um departamento de RH em sua organização pode trazer benefícios significativos, como atrair e reter os melhores talentos, aumentar o envolvimento dos funcionários e melhorar o desempenho geral dos negócios. Embora possa parecer assustador, existem recursos disponíveis para ajudá-lo a começar. Você não precisa começar do zero ou criar tudo do zero, pois os modelos personalizáveis estão prontamente disponíveis. Seguindo guias e modelos abrangentes, você pode alavancar seu departamento de RH e começar a colher os frutos.
