Descubra as funções de trabalho, qualificações e habilidades necessárias para se tornar um especialista em gerenciamento de registros. Essa função envolve supervisionar os registros de uma organização para garantir que eles sejam devidamente organizados, preservados e acessíveis de acordo com os requisitos legais e as melhores práticas.
Os especialistas em gerenciamento de registros geralmente trabalham ao lado de arquivistas ou historiadores e podem ser responsáveis pela criação de novos sistemas ou procedimentos para melhorar as práticas de gerenciamento de registros de sua organização.
O que faz um Especialista em gerenciamento de registro
Algumas responsabilidades comuns dos especialistas em gerenciamento de registros incluem implementar políticas e procedimentos para cumprir os regulamentos, organizar registros para facilitar o acesso, realizar auditorias de políticas de gerenciamento de registros, processar registros recebidos e fornecer treinamento aos funcionários sobre técnicas adequadas de armazenamento de registros.
Além disso, especialistas em gerenciamento de registros podem ser solicitados a recuperar registros solicitados por partes internas ou externas, manter o armazenamento de registros físicos e eletrônicos e garantir que os registros sejam armazenados com segurança.
Salário e perspectivas de carreira para especialistas em gerenciamento de registros
Os salários dos especialistas em gerenciamento de registros podem variar dependendo de fatores como nível educacional, anos de experiência, tamanho da empresa e setor. Eles também podem receber bônus como parte de sua remuneração.
Salário médio anual: US$ 66.500 (US$ 31,97/hora)
Salário anual dos 10% principais: US$ 122.000 (US$ 58,65/hora)
Espera-se que as perspectivas de emprego para especialistas em gerenciamento de registros cresçam mais rápido do que a média na próxima década. Isso ocorre porque as organizações precisam desses especialistas para gerenciar e armazenar registros com eficiência para garantir fácil acessibilidade quando necessário e também para cumprir os regulamentos federais relativos à preservação e armazenamento de registros eletrônicos.
Requisitos de trabalho para especialistas em gerenciamento de registros
As qualificações típicas para um especialista em gerenciamento de registros incluem o seguinte:
Educação: Os empregadores geralmente exigem um diploma de bacharel em gerenciamento de registros, tecnologia da informação, administração de empresas ou áreas afins. Alguns podem preferir candidatos com mestrado em administração de empresas com concentração em gerenciamento de registros.
Treinamento e Experiência: O treinamento no local de trabalho geralmente é fornecido para novos contratados. Este treinamento faz parte do processo de orientação e pode durar várias semanas. O novo funcionário aprenderá sobre as políticas e procedimentos da empresa, como usar os sistemas de computador e software da empresa e como gerenciar e organizar registros.
Os especialistas em gerenciamento de registros também podem receber treinamento participando de conferências e seminários para aprender sobre as últimas tendências do setor e interagir com outros profissionais.
Certificações e licenças: embora geralmente não sejam exigidas, as certificações podem ajudá-lo a se tornar um candidato mais competitivo ao se candidatar a empregos.
Habilidades necessárias para especialistas em gerenciamento de registros
Para serem bem-sucedidos, os especialistas em gerenciamento de registros precisam das seguintes habilidades:
Habilidades organizacionais: Organizar arquivos, documentos e outros registros é uma parte crucial do trabalho de um especialista em gerenciamento de registros. Eles precisam acompanhar grandes quantidades de informações e ser capazes de organizá-las de forma a facilitar sua recuperação.
A atenção aos detalhes é uma habilidade crítica para os especialistas em gerenciamento de registros, pois requer a capacidade de detectar pequenas alterações ou diferenças nas informações para garantir que todos os registros sejam precisos e consistentes. Por exemplo, se um registro inclui uma data, o próximo registro também deve ter uma data para garantir que os registros estejam na ordem cronológica correta.
Habilidades de comunicação eficazes são essenciais para especialistas em gerenciamento de registros, pois eles precisam explicar os processos de gerenciamento de registros para sua equipe, clientes e o público. Além disso, eles podem ter que transmitir informações relacionadas aos processos de gerenciamento de registros para garantir que seus clientes cumpram os regulamentos e leis.
Um forte conhecimento dos sistemas de gerenciamento de registros é vital para os especialistas em gerenciamento de registros determinarem qual sistema se adapta melhor à organização. Eles precisam estar familiarizados com diferentes tipos de sistemas de gerenciamento de registros, como software corporativo, baseado em nuvem e de gerenciamento de registros.
Os especialistas em gerenciamento de registros geralmente trabalham sob pressão, pois precisam garantir que a organização cumpra os regulamentos e leis em tempo hábil. Portanto, a capacidade de trabalhar sob pressão é fundamental para cumprir prazos e manter a reputação da organização.
Ambiente de Trabalho para Especialistas em Gerenciamento de Registros
Os especialistas em gerenciamento de registros têm flexibilidade para trabalhar em diversos ambientes, como escritórios corporativos, agências governamentais, escritórios de advocacia, instalações médicas e instituições educacionais.
Normalmente, eles trabalham em horário comercial regular, mas podem ter que trabalhar horas extras, à noite ou nos fins de semana para cumprir os prazos. Seu trabalho pode ser exigente, pois precisam estar atentos aos detalhes e trabalhar bem sob pressão, lidando com informações confidenciais de maneira discreta e profissional.
Tendencias no ramo de especialistas em gerenciamento de registros
Especialistas em gerenciamento de registros
Para manter uma vantagem competitiva no local de trabalho e manter suas habilidades relevantes, os especialistas em gerenciamento de registros devem se manter atualizados sobre as três tendências a seguir:
Maior ênfase na melhoria do gerenciamento de registros
Com as empresas gerando cada vez mais dados todos os dias, manter o controle das informações está se tornando mais desafiador. Os especialistas em gerenciamento de registros podem ajudar as organizações desenvolvendo sistemas de organização e armazenamento de dados. Isso pode envolver a criação de políticas para armazenamento de dados e implementação de ferramentas para facilitar a busca e recuperação de dados.
Maior foco na segurança de dados
À medida que a tecnologia se torna mais crítica para os negócios, a necessidade de especialistas em gerenciamento de registros continuará a crescer. Esses profissionais são responsáveis por garantir que os dados confidenciais sejam mantidos protegidos contra hackers e outras ameaças em potencial. Eles também devem garantir que os dados sejam descartados adequadamente quando não forem mais necessários.
Mais uso de inteligência artificial e automação
A inteligência artificial (IA) e a automação estão transformando rapidamente o setor de gerenciamento de registros. Os especialistas em gerenciamento de registros precisarão aprender como aproveitar as ferramentas de IA e automação para simplificar os processos e melhorar a eficiência. Eles podem precisar adquirir novas habilidades para acompanhar os avanços tecnológicos em seu campo.
Maior Foco na Conformidade Regulatória
Devido ao crescente número de regulamentações que exigem que as empresas mantenham registros precisos, a conformidade regulamentar está se tornando mais importante para as empresas. Os especialistas em gerenciamento de registros estão em alta demanda para ajudar as empresas a atender a esses regulamentos. Eles podem usar ferramentas como scanners de documentos para digitalizar registros para melhor gerenciamento e armazenamento.
Tornando-se um especialista em gerenciamento de registros
Uma carreira como especialista em gerenciamento de registros pode ser uma maneira gratificante de usar suas habilidades organizacionais e ajudar as empresas a cumprir os regulamentos.
Para se tornar um especialista em gerenciamento de registros, você precisará ter um diploma em ciência da informação ou áreas afins e ser certificado em gerenciamento de registros. Você também precisará entender os diferentes tipos de registros e como eles devem ser gerenciados e descartados.
Oportunidades avançadas
Os especialistas em gerenciamento de registros podem avançar para cargos de supervisão ou gerenciais com experiência. Eles também podem se tornar consultores de gerenciamento de informações.
Exemplo de descrição de cargo de especialista em gerenciamento de registros
Estamos procurando um especialista em gerenciamento de registros para se juntar à nossa equipe na [CompanyX]. Essa pessoa será responsável pela implementação e manutenção de sistemas e procedimentos eficientes de gerenciamento de registros. O candidato ideal terá experiência com sistemas de gerenciamento de registros, conhecimento das melhores práticas para organizar e armazenar registros físicos e eletrônicos e ser capaz de fornecer treinamento para a equipe no uso do sistema de gerenciamento de registros.
Responsabilidades de um gerenciamento de registros
- Mantenha-se atualizado sobre as melhores práticas de gerenciamento de registros, requisitos de conformidade e procedimentos
- Desenvolver e implementar políticas e procedimentos de gerenciamento de registros que cumpram os regulamentos
- Gerenciar a criação, armazenamento, recuperação e destruição de registros físicos e eletrônicos de acordo com cronogramas e procedimentos estabelecidos
- Treine a equipe em políticas e procedimentos de gerenciamento de registros e forneça suporte contínuo
- Realizar auditorias de registros para garantir a conformidade
- Preparar relatórios sobre as atividades de gerenciamento de registros para a alta administração
- Servir como um elo de ligação entre a organização e agências externas em relação a solicitações de registros
- Coordenar com a equipe de TI para garantir backup e armazenamento adequados de registros eletrônicos
- Monitore as tendências de gerenciamento de registros e sugira melhorias para a alta administração
- Auxiliar no desenvolvimento e implementação de novas tecnologias para melhorar os processos de gerenciamento de registros
- Manter a confidencialidade de todos os registros de acordo com os requisitos legais
- Desempenhar outras funções que lhe forem atribuídas
Habilidades e Qualificações Necessárias
- Bacharel em Biblioteconomia, Ciência da Informação ou áreas afins
- 3-5 anos de experiência profissional em gerenciamento de registros, gerenciamento de informações ou função similar
- Habilidades organizacionais excepcionais e atenção aos detalhes
- Capacidade de trabalhar de forma independente e em equipa
- Proficiência em Microsoft Office Suite e Adobe Acrobat Pro
- Familiaridade com equipamentos de escritório padrão e tecnologia
Competências e qualificações preferidas
- Mestrado em Biblioteconomia, Ciência da Informação ou áreas afins
- Experiência de trabalho com um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos (EDMS)
- Experiência no desenvolvimento e implementação de cronogramas de retenção de registros
- Conhecimento prático das leis e regulamentos de registros federais, estaduais e locais
- Certificação do Institute for Certified Records Manager (ICRM)
Responsabilidades e deveres
Como especialista em gerenciamento de registros, suas funções incluirão:
- Manter-se informado sobre as melhores práticas, procedimentos e requisitos de conformidade legal para gerenciamento de registros
- Criar e implementar políticas e procedimentos de gerenciamento de registros em conformidade com as leis e regulamentos aplicáveis
- Gerenciar a criação, armazenamento, recuperação e descarte de registros físicos e eletrônicos seguindo cronogramas e procedimentos estabelecidos
- Fornecer treinamento à equipe sobre políticas e procedimentos de gerenciamento de registros e oferecer suporte contínuo conforme necessário
- Realização de auditorias de registros para garantir a conformidade com as políticas e procedimentos estabelecidos
- Geração de relatórios sobre atividades de gerenciamento de registros para a alta administração
- Atuar como um elo de ligação entre a organização e agências externas em relação a solicitações de registros
- Colaborar com a equipe de TI para garantir que os registros eletrônicos tenham backup e armazenamento adequados
- Acompanhar as últimas tendências em gerenciamento de registros e recomendar melhorias para a alta administração
- Auxiliar no desenvolvimento e implementação de novas tecnologias para melhorar os processos de gerenciamento de registros
- Manter a confidencialidade de todos os registros em conformidade com os requisitos legais
- Desempenhar outras tarefas atribuídas
As funções de um especialista em gerenciamento de registros são variadas e podem incluir:
- Desenvolver e implementar políticas e procedimentos que cumpram os regulamentos federais para o gerenciamento de registros
- Organizar registros armazenando-os em caixas físicas ou bancos de dados eletrônicos, tornando-os facilmente acessíveis
- Realização de auditorias de políticas de gerenciamento de registros para garantir que elas cumpram os requisitos legais e os padrões do setor
- Processar registros recebidos, incluindo digitalizá-los em sistemas de computador ou colocá-los em fichários
- Recuperar registros solicitados por clientes internos ou terceiros, como tribunais ou agências de aplicação da lei
- Manter o armazenamento físico dos registros e convertê-los em formato eletrônico quando necessário
- Fornecer treinamento aos funcionários sobre procedimentos adequados para armazenar registros para garantir sua preservação a longo prazo
- Responder a solicitações de registros de clientes internos ou terceiros, como tribunais ou agências de aplicação da lei
- Garantir que os registros sejam armazenados em uma instalação segura que esteja em conformidade com os padrões da indústria para prevenção de incêndios e medidas de segurança.
