É crucial ter um processo sistemático de investigação de RH para promover um local de trabalho seguro e acolhedor. Implementar e executar tal processo requer dedicação, energia e tolerância. Este artigo definirá uma investigação de RH e fornecerá um guia passo a passo sobre como conduzir uma investigação de RH justa e imparcial.
O que é uma investigação de RH?
Quando um funcionário levanta uma preocupação ou acusação em sua organização, é responsabilidade do departamento de Recursos Humanos iniciar uma investigação de RH e coletar mais informações sobre a alegada má conduta. Nos Estados Unidos, as empresas são legalmente obrigadas a investigar essas reclamações de forma rápida e imparcial.
Como toda reclamação tem o potencial de se transformar em uma questão legal, é crucial investigar minuciosamente cada uma delas. As investigações de RH devem ser levadas a sério para evitar que comportamentos nocivos continuem dentro da organização. Uma ação rápida em resposta a uma reclamação pode impedir que ela se espalhe e também pode melhorar a reputação da empresa como um local de trabalho desejável.
As situações no local de trabalho que o RH pode investigar incluem assédio, discriminação, questões de saúde e segurança, violações éticas e retaliação.
Por que você precisa de um processo de investigação de RH?
Um estudo da AllVoices descobriu que 44% dos entrevistados sofreram assédio no local de trabalho, mas apenas metade deles relatou isso. Assédio verbal e psicológico, como espalhar boatos ou mentiras sobre colegas de trabalho, são as formas mais comuns. Mesmo no trabalho remoto, o assédio pode ocorrer por meio de reuniões virtuais, e-mail ou telefonemas. Assédio físico ou sexual também pode acontecer.
Discriminação, conforme definido pela Comissão de Oportunidades Iguais de Emprego dos Estados Unidos, é tratar alguém desfavoravelmente devido à sua raça, cor, religião, sexo, nacionalidade, deficiência, idade ou informações genéticas. Por exemplo, negar uma promoção a uma funcionária devido à gravidez é uma forma de discriminação.
As empresas são obrigadas por lei em muitos países, incluindo os EUA, a fornecer aos funcionários um ambiente de trabalho seguro. Equipamentos de segurança, como capacetes ou luvas, devem ser fornecidos e os funcionários devem ser protegidos de produtos químicos nocivos. O descumprimento pode resultar em um funcionário registrando uma reclamação junto à Administração de Segurança e Saúde Ocupacional.
A ética no local de trabalho refere-se a como os funcionários se comportam em uma empresa. As violações podem variar de questões claras, como roubo, a questões mais subjetivas, como uso indevido do tempo da empresa.
Os funcionários nos EUA são protegidos por lei se registrarem uma reclamação contra seu empregador. No entanto, uma pesquisa da HRAcuity descobriu que muitos funcionários não confiam que suas reclamações serão tratadas de forma justa e temem retaliação. A retaliação ocorre quando um empregador toma medidas adversas contra um funcionário que apresentou uma queixa de assédio ou discriminação, como exclusão das atividades da equipe ou demissão.
Ter um processo de investigação de RH bem definido é crucial para todas as organizações, pois ajuda a evitar danos às relações no local de trabalho e resolve conflitos de forma eficaz. Embora cada investigação possa diferir com base nas especificidades de cada caso, é vital ter diretrizes gerais para garantir que os funcionários se sintam seguros e valorizados no local de trabalho.
Ao implementar um processo de investigação de RH, uma organização pode demonstrar seu compromisso com o bem-estar de seus funcionários e promover um ambiente de trabalho positivo.
Quanto tempo leva uma investigação de RH?
A duração de uma investigação de RH não pode ser determinada com precisão, pois cada investigação é única. No entanto, é crucial iniciar a investigação imediatamente após o departamento de RH tomar conhecimento do problema para evitar a perda de evidências e fatos relevantes, como vídeos de vigilância, chamadas de Zoom gravadas, documentos ou declarações factuais de testemunhas.
Em alguns casos, o investigador pode precisar de apoio de outros departamentos, o que pode estender o cronograma da investigação. Por exemplo, a TI pode ser necessária para obter acesso ao telefone comercial ou ao computador de um funcionário. Quanto mais partes envolvidas ou alegações forem feitas, mais tempo a investigação provavelmente levará.
Como conduzir uma investigação de RH justa
Para garantir uma investigação de RH justa e objetiva, é importante estabelecer um processo padronizado com etapas claras. Veja como conduzir uma investigação eficaz:
Tome medidas imediatas:
Dependendo da natureza da denúncia, o RH pode precisar tomar medidas imediatas para proteger o reclamante ou o acusado. Por exemplo, o RH pode precisar suspender o acusado e o reclamante, ajustar os horários de trabalho ou separar os funcionários envolvidos. É importante observar que essas ações não são a decisão final, pois nem todos os fatos são conhecidos nesta fase.
Nomeie um investigador imparcial:
Escolha um investigador que não esteja associado ao acusado ou ao reclamante. O investigador deve ser treinado, experiente e imparcial para garantir uma investigação justa. Algumas empresas têm uma lista de investigadores treinados para escolher, enquanto outras podem contratar investigadores externos para casos complexos ou envolvendo funcionários seniores.
Separe a investigação e a tomada de decisão disciplinar:
Para evitar qualquer percepção de parcialidade, o investigador não deve ser a mesma pessoa que toma as decisões disciplinares. Antes de iniciar a investigação, decida quem tomará a decisão final. Geralmente, é um profissional interno de RH ou alguém do departamento jurídico que é imparcial e imparcial.
Seguindo essas etapas, as organizações podem realizar investigações completas e justas que estabelecem os fatos e levam a decisões informadas e imparciais.
O passo 3 na condução de uma investigação justa de RH envolve o desenvolvimento de um plano para a investigação. O investigador precisa criar um plano de investigação que descreva a denúncia, uma lista de testemunhas a serem entrevistadas, evidências a serem coletadas e analisadas, políticas ou procedimentos relevantes, documentos legais e um cronograma provisório para a investigação.
Além disso, o investigador deve identificar qualquer informação ausente que precise ser coletada para garantir uma investigação completa. Também é importante se comunicar com o funcionário acusado sobre o objetivo da investigação, o processo envolvido e os possíveis resultados.
Garantir a confidencialidade é crucial durante as investigações no local de trabalho.
Durante a investigação, é importante realizar entrevistas com o funcionário acusado, o reclamante e as testemunhas. Para reunir informações e detalhes relevantes sobre os eventos, prepare com antecedência as perguntas da entrevista direcionada. Existem vários modelos de perguntas de entrevista disponíveis, como a técnica REID, a entrevista cognitiva e o modelo PEACE. Muitos investigadores usam uma combinação desses métodos para obter o melhor resultado.
Exemplos de perguntas de entrevista incluem:
- Qual foi a data, hora, duração ou comportamento do incidente?
- Houve contato físico? Você pode descreve-lo? Você pode demonstrá-lo?
- Você tem alguma prova física do incidente (e-mails, notas, gravações, etc.)?
- Há alguma razão para alguém inventar ou mentir sobre os eventos?
- Quais foram as circunstâncias que levaram ao incidente?
Além de conduzir entrevistas, podem ser coletadas declarações escritas das partes envolvidas para obter suas perspectivas sobre a situação. Instruções claras devem ser fornecidas sobre o que essas declarações escritas devem incluir.
Para resumir o quinto ponto, é importante coletar e documentar cuidadosamente todas as evidências e depoimentos durante uma investigação, incluindo evidências físicas e digitais. Essa documentação deve ser armazenada e organizada com segurança usando ferramentas digitais, como sistemas de gerenciamento de casos de RH. Um relatório final da investigação deve ser criado, resumindo todas as etapas da investigação, evidências, descobertas e ações recomendadas.
É importante observar que o investigador apenas faz recomendações com base nos resultados das evidências e não é o tomador de decisões disciplinares. Políticas relevantes do local de trabalho e possíveis riscos legais devem ser considerados durante a investigação.
Em relação ao sexto ponto, uma vez concluído o relatório da investigação, ele deve ser compartilhado com o decisor relevante e as partes afetadas. As diretrizes de divulgação devem ser seguidas para proteger os interesses e a privacidade dos envolvidos. O investigador não está mais envolvido neste ponto e o tomador de decisão decidirá qual ação tomar com base no relatório. Se a decisão for diferente da recomendação do relatório, os motivos devem ser adicionados como um anexo ao relatório.
Para conduzir um efeito de investigação no local de trabalhoativamente, é crucial documentar todas as descobertas com precisão. A coleta de evidências pode ser demorada, envolvendo provas físicas e digitais, bem como depoimentos. Todas as evidências físicas devem ser armazenadas com segurança e as provas digitais precisam ser autenticadas e mantidas em sigilo.
Você também deve documentar cada estágio da investigação e resumir as conclusões e recomendações finais em um relatório de investigação. No entanto, o papel do investigador é fazer uma recomendação com base em evidências, e o tomador de decisão disciplinar decide a ação final com base no relatório.
O investigador compartilhará o relatório com o tomador de decisão e as partes afetadas, respeitando as diretrizes da empresa sobre divulgação. O tomador de decisão decide que ação tomar e se uma ação disciplinar é necessária. Se a decisão for diferente da recomendação do relatório, as razões devem ser incluídas no relatório como um anexo.
Conclusão
Depois de concluir a investigação de RH, é necessário determinar as próximas etapas. O decisor comunicará a sua decisão e quaisquer ações disciplinares ao arguido. Dependendo do motivo da investigação, a discussão disciplinar pode ser uma oportunidade para fornecer feedback com foco no objetivo, em vez de ação corretiva.
Junto com o funcionário, o tomador de decisão pode desenvolver um plano de melhoria de desempenho com um plano de ação e cronograma claros, bem como as consequências da não conformidade. Além disso, é crucial avaliar se a investigação afetou negativamente a organização como um todo e tomar medidas para reparar qualquer dano à confiança.
No geral, conduzir uma investigação de RH pode ser um desafio para todas as partes envolvidas. É essencial ter um processo de investigação de RH bem definido e seguir consistentemente as etapas para garantir justiça, transparência e conformidade.
