Como calcular a produtividade: um guia de RH
O departamento de RH está buscando maneiras de avaliar com precisão a produtividade nas organizações, especialmente com o aumento do trabalho remoto.
Medir a produtividade vai além de apenas a produção e envolve a consideração de vários fatores internos e externos específicos às necessidades da organização.
Funcionários e organizações sempre visaram maximizar a produção, mas demonstrar isso requer uma medição precisa.
O foco está em determinar como medir com precisão a produtividade e mostrar com eficácia as contribuições dos funcionários para a organização. Este guia explora por que e como calcular a produtividade.
Por que calcular a produtividade no local de trabalho?
Medir a produtividade é crucial para que as empresas identifiquem áreas de melhoria e otimizem sua força de trabalho.
Ao calcular a produtividade, as organizações podem analisar sua força de trabalho atual, fazer as mudanças necessárias e ajustar os horários de trabalho dos funcionários e a estrutura organizacional para melhorar o desempenho e reduzir os custos operacionais.
Também ajuda as empresas a monitorar seu impacto financeiro e ajustar os processos dos funcionários para garantir que eles estejam sempre na melhor posição para aumentar os lucros.
O rastreamento de alterações na produtividade permite que as organizações tomem as medidas necessárias e identifiquem possíveis problemas antes que causem danos irreparáveis.
Além disso, um entendimento firme dos níveis de produtividade permite uma melhor tomada de decisão, como gerenciar as expectativas do cliente, identificar áreas de preocupação e determinar se deve expandir a equipe ou implementar um novo modelo operacional.
Como calcular a produtividade
A produtividade pode ser calculada usando uma fórmula geral:
Produtividade = Saída / Entrada.
Para colocar isso em prática, vamos considerar o exemplo de uma organização que produz laptops.
Durante um período de 6 meses, com 40 funcionários trabalhando 9 horas por dia durante 18 dias por mês, eles produziram mais de 200.000 laptops.
Para calcular a entrada, você pode multiplicar o número de funcionários pelas horas trabalhadas por dia, o número de meses trabalhados e o número de dias trabalhados por mês.
Nesse caso, a entrada é de 40 funcionários x 9 horas x 6 meses x 18 dias = 38.880.
Usando a fórmula, a produtividade da organização pode ser calculada como 200.000 laptops / 38.880 = 5,14.
Suponha que a organização contrate um gerente de operações para otimizar processos e fluxos de trabalho, resultando em um aumento significativo no número de laptops produzidos, mantendo o mesmo esforço.
Os dados refletem que durante um período de 6 meses, com 41 funcionários trabalhando 9 horas por dia durante 18 dias por mês, eles produziram 270.000 laptops.
Isso se traduz em uma produção de 270.000 laptops / (41 funcionários x 9 horas x 6 meses x 18 dias) = 6,8 produtividade.
Isso representa um aumento de 1,66 unidades de produtividade em relação ao exemplo anterior, demonstrando como uma única alteração ou ajuste pode afetar significativamente a produtividade e a produção geral.
Outros métodos para medir a produtividade
Embora a fórmula discutida anteriormente seja uma forma valiosa de medir a produtividade, ela pode não ser aplicável em todas as situações, especialmente para funções em que a produção não é tão claramente definida.
Para medir a produtividade nesses casos, existem métodos alternativos disponíveis:
- Software de controle de tempo online e gerenciamento de projetos: com a ajuda da tecnologia, você pode acompanhar a produtividade dos funcionários em tempo real usando ferramentas de controle de tempo online como ProofHub, Hubstaff e ActivTrak.
- Softwares de gerenciamento de projetos como Asana e Trello também podem ser usados para equipes remotas ou dispersas.
No entanto, é essencial usar essas ferramentas com cuidado para evitar dar a impressão de microgerenciamento ou espionagem dos membros da equipe.
Avaliações de desempenho e feedback: outra forma de medir a produtividade é realizar avaliações regulares de desempenho e fornecer feedback construtivo aos funcionários.
Isso pode ajudar a identificar áreas de melhoria e incentivar os funcionários a trabalhar em direção a metas específicas.
Métricas de qualidade: Medir a qualidade do trabalho também pode ser uma maneira eficaz de medir a produtividade, especialmente em funções em que a produção não é facilmente quantificável.
Por exemplo, nas funções de atendimento ao cliente, o número de clientes satisfeitos ou o tempo de resposta às consultas podem ser usados como métricas de qualidade.
Pesquisas de engajamento dos funcionários: as pesquisas de engajamento dos funcionários podem fornecer informações sobre os níveis de satisfação dos funcionários e identificar quaisquer obstáculos que possam estar afetando a produtividade.
É importante observar que nenhum método único pode fornecer uma imagem completa da produtividade, e uma combinação desses métodos pode ser necessária para obter uma medida precisa da produtividade em sua organização.
Feedback de 360 graus
Outro método eficaz para medir a produtividade é por meio de feedback de 360 graus, que envolve a obtenção de feedback de várias pessoas, incluindo supervisores, subordinados e principais interessados, para obter uma visão holística do desempenho de um funcionário.
Essa abordagem é particularmente útil em ambientes onde há colaboração e comunicação frequentes entre os membros da equipe.
No entanto, é importante garantir que haja contato regular entre os funcionários e seus pares para obter um feedback significativo.
Ao implementar o feedback 360 graus, é essencial seguir as melhores práticas e incluir questões especificamente relacionadas à produtividade.
Gerenciamento por objetivos
O gerenciamento por objetivos é uma técnica de gerenciamento de desempenho que envolve o estabelecimento de metas claras para os funcionários e o fornecimento das ferramentas e recursos necessários para atingir essas metas.
Por exemplo, se o objetivo é aumentar as vendas em 50%, o empregador deve garantir que o funcionário tenha acesso a tecnologia, treinamento, incentivos e outros recursos para atingir esse objetivo.
Check-ins regulares são vitais para garantir que o funcionário esteja no caminho certo para atingir os objetivos e para identificar quaisquer barreiras que possam estar impedindo seu progresso.
Revisões bimensais, trimestrais e semestrais são recomendadas para monitorar o desempenho dos funcionários e o progresso em direção ao cumprimento dos objetivos.
É importante observar que check-ins regulares são essenciais para o sucesso da gestão por objetivos. Uma revisão de final de ano sem verificações regulares é inadequada e levanta preocupações sobre a justiça no processo de avaliação de desempenho.
Considerações ao calcular a produtividade
Os fatores a serem considerados ao calcular a produtividade incluem fatores do setor, metas e benchmarks organizacionais e a diferença entre produtividade e eficiência.
Em setores como manufatura ou vendas, a produtividade é facilmente representada em números, mas outros setores podem exigir o uso de técnicas como gerenciamento por objetivos ou feedback de 360 graus para medir a produtividade.
Benchmarks externos podem ser usados para medir a produtividade, mas para trabalhos relacionados a serviços, benchmarks internos podem ser mais apropriados.
Também é importante diferenciar entre produtividade e eficiência, sendo a produtividade um indicador de produção ao longo do tempo e a eficiência indicando o quão bem uma tarefa é concluída.
Como melhorar a produtividade
Automatizar tarefas repetitivas usando a tecnologia pode ajudar a aumentar a produtividade, permitindo que os funcionários se concentrem em outras tarefas importantes.
Juntamente com a automação, a capacitação de funcionários em áreas como visão de negócios e habilidades de liderança também pode contribuir para uma força de trabalho mais produtiva.
O envolvimento dos funcionários também é fundamental para melhorar a produtividade. Pesquisas sugerem que funcionários engajados são até 17% mais produtivos do que seus colegas desengajados.
Os empregadores devem trabalhar para envolver seus funcionários de forma consistente.
Para garantir que todos estejam na mesma página, a produtividade deve ser claramente definida para cada função ou equipe.
As metas devem ser definidas e os métodos para medir a produtividade devem ser estabelecidos com base nas demandas exclusivas de cada função.
A realização de um inventário anual de produtividade também pode ajudar a identificar áreas de melhoria e fornecer uma visão objetiva do que está funcionando e do que não está funcionando.
Os empregadores também podem considerar a contratação de um analista externo para auxiliar nesse processo.
Resumindo
Em conclusão, medir a produtividade pode parecer simples, mas envolve a coleta de dados extensos e o monitoramento consistente da produtividade para fazer melhorias.
É crucial reconhecer as diferenças individuais e evitar generalizar todos os funcionários.
Além disso, vários fatores afetam a produtividade, como experiência, educação e níveis de estresse.
Ao implementar um sistema, você pode detectar mudanças de produtividade e desenvolver soluções para atingir o nível de produtividade desejado.
