Por que as organizações realizam auditorias de habilidades?
Qual é o objetivo de realizar uma auditoria de competências nas organizações?
O objetivo da realização de uma auditoria de competências nas organizações é identificar a gama de competências que os funcionários possuem e suas respectivas áreas de especialização. Isso ajuda as organizações a aproveitar recursos inexplorados e identificar lacunas de habilidades em funcionários, equipes e departamentos específicos.
As informações obtidas em uma auditoria de habilidades também são úteis para prever e implantar programas de requalificação de funcionários. Além disso, auxilia na concepção e melhoria das iniciativas de treinamento e requalificação.
Identificando e abordando as lacunas de habilidades:
A maioria das organizações está ciente das lacunas de habilidades que possuem atualmente ou enfrentarão no futuro próximo. A realização de uma auditoria de habilidades pode ajudá-lo a identificar onde essas lacunas existem, seja com funcionários individuais, equipes ou departamentos específicos ou em toda a organização.
Esse conhecimento permite que o RH e a gerência tomem decisões informadas sobre como alocar recursos e orçamentos para iniciativas de treinamento e desenvolvimento direcionadas.
Preparando-se para o futuro:
Uma auditoria de habilidades também pode ser útil para prever e planejar mudanças futuras em tecnologia ou tendências do setor. Ao identificar possíveis lacunas de habilidades relacionadas a novas tecnologias ou processos, o RH pode começar a implantar programas de treinamento e desenvolvimento mais cedo para garantir que os funcionários estejam preparados para necessidades futuras.
Melhorar a formação e qualificação:
As informações coletadas de uma auditoria de habilidades podem fornecer informações valiosas sobre as necessidades específicas de treinamento e desenvolvimento dos funcionários. Isso pode ajudar o RH a melhorar as iniciativas existentes ou criar novos programas que abordam as lacunas de habilidades prioritárias.
Quais são as 10 dicas para uma auditoria de habilidades bem-sucedida nas organizações?
Defina claramente os objetivos da auditoria de habilidades, tratando-a como um projeto com informações das partes interessadas, um gerente de projeto, objetivos bem definidos, um orçamento e as principais responsabilidades. Leve em consideração os desafios, oportunidades e metas da organização para determinar em quais habilidades focar.
Defina o escopo da auditoria de habilidades com base na estratégia da organização e divida-o em categorias como habilidades técnicas, de liderança e interpessoais. Inclua o tipo de informação que será coletada, como certificados, informações de avaliação de desempenho e avaliações gerenciais.
Envolva as partes interessadas certas, incluindo departamentos e subdepartamentos dentro da organização, para garantir adesão e envolvimento desde o início. Este é um imperativo de negócios apoiado pelo RH.
Use uma estrutura de habilidades padronizada para avaliar as habilidades de forma consistente em toda a organização e facilitar a comparação e análise de dados.
Use vários métodos para coletar dados, como pesquisas, entrevistas e grupos focais, para garantir que a auditoria de habilidades seja abrangente e capture diferentes perspectivas.
Garanta a confidencialidade dos dados, utilizando um sistema seguro de coleta e armazenamento de informações.
Analise os dados para identificar lacunas e pontos fortes de habilidades e para informar decisões sobre treinamento, desenvolvimento e recrutamento.
Comunique os resultados da auditoria de habilidades aos funcionários e partes interessadas e envolva-os na criação de planos de ação para abordar as lacunas e pontos fortes identificados.
Implemente planos de ação para desenvolver e capacitar funcionários e preencher lacunas de habilidades por meio de recrutamento ou terceirização.
Revise e atualize regularmente a auditoria de habilidades para garantir que ela permaneça relevante e alinhada com a estratégia e os objetivos da organização.
Utilize uma Estrutura de Competências
Recomenda-se utilizar uma estrutura de competência para avaliar as habilidades, pois garante a consistência em toda a organização e ao longo do tempo. Um modelo de competência define o conjunto de habilidades necessárias para uma determinada função ou função, fornecendo ao RH uma estrutura para análise e atualização de habilidades.
Além disso, a criação de uma matriz de habilidades ou matriz de competências ajuda a mapear as habilidades necessárias para uma equipe ou projeto, permitindo a visualização das habilidades e competências disponíveis versus as exigidas.
Escolha um Método de Avaliação
Existem várias maneiras de coletar informações para uma auditoria de habilidades e é aconselhável usar uma combinação de métodos para obter uma compreensão abrangente das habilidades:
- Realize entrevistas individuais: faça aos funcionários um conjunto de perguntas para determinar seus pontos fortes e fracos. O uso de uma abordagem padronizada garante uma compreensão universal das habilidades entre os funcionários, mas pode consumir muito tempo.
- Administre uma pesquisa de autoavaliação: você pode distribuir uma pesquisa para os funcionários preencherem, na qual eles se classificam em uma escala para avaliar seu nível de habilidade. Oferecer definições e exemplos permite que os funcionários respondam com precisão, embora dependa da honestidade do funcionário.
- Colete informações históricas: coletar dados existentes sobre os funcionários, como treinamento anterior, histórico de desempenho, certificados, diplomas universitários etc., fornece informações adicionais.
- Administre um teste de habilidades formal: Administrar um teste de habilidades avalia as habilidades necessárias exigidas na organização.
Para começar pequeno, você pode iniciar a auditoria de habilidades em um departamento ou equipe se não tiver certeza de seu valor ou tiver tempo limitado. Depois de analisar os resultados, você pode expandi-los para outros departamentos e equipes de acordo.
Garanta a conformidade legal obtendo as permissões necessárias para coletar dados e configurando a infraestrutura necessária para proteger os dados pessoais dos funcionários.
A coleta de dados deve obedecer às leis e regulamentos específicos da região, e as informações coletadas devem ser usadas apenas para o fim a que se destinam. As organizações devem proteger as informações dos funcionários cumprindo os padrões mínimos, como usar dados apenas para o propósito pretendido, coletar apenas as informações necessárias, garantir que os dados estejam atualizados e permitir que os funcionários corrijam qualquer informação incorreta.
As organizações também devem verificar os regulamentos específicos do país ao realizar uma auditoria de habilidades fora de sua região ou país.
Colete e analise os dados dos funcionários seguindo uma sequência lógica, como informar os funcionários sobre a auditoria de habilidades e usar métodos de coleta de dados acordados. Se estiver usando entrevistas, certifique-se de que os entrevistadores sejam treinados nas técnicas corretas. Além disso, treine funcionários e gerentes para usar o sistema se estiver usando um método de coleta contínua de dados, como um sistema de gerenciamento de alunos que precisa ser atualizado quando um funcionário adquire uma nova habilidade.
Use os insights para criar planos de contratação, treinamento e qualificação
Ao analisar os resultados da auditoria de habilidades, você pode desenvolver planos de curto e longo prazo para contratação, treinamento, aprendizado, e qualificação. No curto prazo, você pode inscrever funcionários em workshops ou programas de treinamento para aprimorar suas habilidades em áreas específicas.
A longo prazo, você pode incorporar testes aprimorados para as habilidades necessárias durante o processo de seleção para contratação ou aprimorar o treinamento de novos funcionários.
Além disso, você pode criar um relatório de avaliação como parte da auditoria de habilidades para resumir habilidades não utilizadas, oportunidades potenciais de redistribuição, lacunas de habilidades em toda a organização e necessidades urgentes de habilidades. Compartilhe essas informações com gerentes de contratação e equipes de recrutamento para garantir que todos os processos de recrutamento em andamento abordem as lacunas de habilidades identificadas.
Construir e manter um inventário de habilidades
Manter um inventário de habilidades atualizado lhe dará uma melhor compreensão das oportunidades de desenvolvimento e crescimento de seus funcionários. Também pode ajudá-lo a criar um plano de sucessão e abordar as lacunas de habilidades antes que elas se tornem um problema significativo.
Auditar as habilidades do departamento de RH
Ao conduzir uma auditoria de habilidades, não negligencie o departamento de RH. A auditoria das habilidades de RH existentes permitirá que você identifique e resolva quaisquer lacunas em suas competências, fortalecendo suas habilidades principais e preparando-as para requisitos futuros.
Como a equipe de RH liderará a auditoria, é uma boa ideia começar com eles e garantir que eles tenham as habilidades necessárias para uma coleta, análise e gerenciamento de dados bem-sucedidos. Isso definirá o tom para o resto dos departamentos e garantirá que a auditoria seja conduzida corretamente.
Conclusão
No geral, uma auditoria de habilidades fornece dados valiosos para tomar decisões informadas sobre contratação, treinamento e qualificação. Ao identificar as habilidades relevantes necessárias para seus funcionários e organização, você pode desenvolver e aprimorar capacidades operacionais e manter uma vantagem competitiva.
